Office-n-PDF :: PDF-basierte Dokumentenverwaltung mit Volltextsuche
  • Dokumentenmanagementsystem in bewährter Baumstruktur

    1/28 :: Dokumentenmanagementsystem in bewährter Baumstruktur

    Das zentrale Dokumentenarchiv speichert die Dokumente und Dateien automatisch im 128 Bit verschlüsselten AES Rijndael Algorithmus.

    AES ist ein im Jahre 2001 vom National Institute of Standards and Technology (NIST) als Advanced Encryption spezifizierter Verschlüsselungsstandard und bietet ein außerordentlich hohes Maß an kryptographischer Sicherheit, Geschwindigkeit und Effizienz.

  • PDF/A und digitale Signatur

    2/28 :: PDF/A und digitale Signatur

    Erreichen Sie die Unveränderbarkeit Ihrer Dokumente mittels digitaler Unterschrift und dem PDF/A-Langzeitarchivierungsformat.

    Das sichere Format PDF/A wurde von der International Organization for Standardization als Subset des Portable Document Format in ISO 19005-1:2005 spezifiziert.

  • Metadateneditor

    3/28 :: Metadateneditor

    Mit Hilfe des Metadateneditors lassen sich persönliche Datenmasken erstellen, in denen sich dokumentenbezogene Zusatzinformationen ablegen lassen, so zum Beispiel die ISBN-Nummer eines Buches oder das Rechnungsdatum nebst Eingangsvermerk. Unterstützt werden neben freien Textfeldern auch Optionsfelder, Datumsfelder und individuell anpassbare Nachschlaglisten.

  • Mehrere Datenbanken gleichzeitig öffnen

    4/28 :: Mehrere Datenbanken gleichzeitig öffnen

    Es können mehrere Office-n-PDF-Datenbanken gleichzeitig, neben- oder übereinander geöffnet werden, um z. B. Dokumente zwischen diesen bequem per Drag & Drop austauschen.

    So hat z. B. der Außendienst immer die passenden Unterlagen beim Kunden vor Ort.

  • Import-Assistent

    5/28 :: Import-Assistent

    Sie können einzelne Dokumente einem Ordner in Office-n-PDF hinzufügen oder mithilfe des integrierten Import-Assistenten schnell hunderte Dokumente unterschiedlicher Formate inklusive der vorhandenen Verzeichnisstruktur auf einmal archivieren.

    Falls Ihre Dokumente derzeit in diversen Verzeichnissen und Unterverzeichnissen abgelegt sind, arbeiten Sie folglich sofort mit Ihrer vertrauten Ordnerstruktur innerhalb Office-n-PDF weiter!

  • Scannen direkt aus aus der Anwendung heraus

    6/28 :: Scannen direkt aus aus der Anwendung heraus

    Mit der Gesamtlösung Office-n-PDF können Sie auch Papierdokumente, wie Rechnungen und sonstige Unterlagen direkt einscannen.

    Die integrierte OCR-Texterkennung wandelt diese in Sekundenschnelle in durchsuchbare PDF-Dokumente um, die Ihnen als auch dem gesamten Team sofort per Schlagwort- und Volltextsuche zur Verfügung stehen.

  • OCR Texterkennung für nicht durchsuchbare Dateien

    7/28 :: OCR Texterkennung für nicht durchsuchbare Dateien

    Office-n-PDF kann bestehende, nicht durchsuchbare PDF-Dokumente sowie Bilder und sonstige Grafiken mit enthaltenem Text durchsuchbar machen.

    Einfach das Bild oder die Grafik importieren und die OCR-Texterkennung ausführen lassen - auf Wunsch auch gleich während des Imports.

  • Generischer Druckertreiber

    8/28 :: Generischer Druckertreiber

    Dank des bereits integrierten PDF-Druckers können Sie Dokumente aber auch Webseiten aus jeder beliebigen Anwendung heraus im Handumdrehen archivieren.

    Datei oder Webseite öffnen, drucken, archiviert!

  • Versionshistorie

    9/28 :: Versionshistorie

    Sie können Dokumente aus Office-n-PDF auschecken, d. h. Sie zeigen anderen Benutzern an, dass Sie an dem Dokument arbeiten.

    Das Auschecken durch einen anderen Benutzer ist währenddessen nicht möglich bis Sie dieses wieder eingecheckt haben. Dabei werden die jeweiligen Versionen in der Dokumentenhistorie protokolliert und verwaltet.

  • Suchassistent

    10/28 :: Suchassistent

    Die Volltextsuche durchsucht blitzschnell die gesamte Office-n-PDF-Datenbank. Eine Trefferliste sorgt zudem für den schnellen Überblick.

    Neben der Volltextsuche lassen sich Dokumente aber auch nach Dateinamen, Verfasser, Thema, PDF-Stichworten oder vorher festgelegten Schlagworten schnell wiederfinden, weiterleiten oder z. B. als Termin für eine Besprechung festlegen.

  • Abfragen als Suchmuster verwalten

    11/28 :: Abfragen als Suchmuster verwalten

    Mit Suchmuster lassen sich immer wiederkehrende Suchanfragen speichern und zur späteren Wiederverwendung mit nur einem Mausklick aufrufen.

  • Unterstützung für Adobe PDF-Lesezeichen

    12/28 :: Unterstützung für Adobe PDF-Lesezeichen

    Zur vereinfachten Navigation innerhalb Ihrer archivierten Dokumente unterstützt Office-n-PDF zusätzlich Adobe Acrobat kompatible Lesezeichen.

  • Erweiterte Recherchefunktionen

    13/28 :: Erweiterte Recherchefunktionen

    Wörter oder auch Textstellen lassen sich schnell online über Google, Wikipedia oder Woerterbuch.info nachschlagen.

  • Kommentare und Zeichenwerkzeuge

    14/28 :: Kommentare und Zeichenwerkzeuge

    Um Anmerkungen einzufügen oder bestimmte Stellen im Dokument zu markieren, stehen Ihnen diverse Werkzeuge zur Verfügung.

    Fügen Sie beispielsweise an beliebiger Stelle des Dokuments eine Kommentarwolke mit einer Freihand-Notiz oder zu einer Textpassage eine Erläuterung ein und heben Sie wichtige Textstellen mit einem Textmarker hervor.

  • Trennen und Erweitern

    15/28 :: Trennen und Erweitern

    Fügen Sie ganz einfach weitere Seiten in vorhandene PDF-Dokumente ein oder teilen Sie ein PDF in unterschiedliche Dokumente auf.

    Dabei lassen sich Seiten auch direkt von einem Scanner an bereits archivierte PDF-Dokumente hinzufügen oder entnehmen, aus welchen auf Wunsch auch neue PDF/A-konforme PDF-Dokumente generiert werden.

  • Hyperlinks und Fernsteuerung

    16/28 :: Hyperlinks und Fernsteuerung

    Einzelne Dokumente, aber auch komplette Archivordner lassen sich quasi von jeder Fremdsoftware aus ansprechen. So kann Ihr CRM- oder Ihr Warenwirtschaftssystem über die Befehlszeilenübergabe Kundenakten direkt ansteuern. Aus Microsoft Word heraus lässt sich mittels Hyperlinks direkt auf Ihre archivierten Dokumente verweisen.

  • Kennungssymbole verwenden

    17/28 :: Kennungssymbole verwenden

    Ordnen Sie den Dokumenten Icons zu.

    Wählen Sie aus hunderten Kennungssymbolen und werten Sie Ihre Dokumente mit visuellen Kennungsfilter aus.

  • Umfangreiche Stempelfunktion

    18/28 :: Umfangreiche Stempelfunktion

    Stempeln Sie Ihre archivierten Dokumente mit nur einem Klick. So können Dokumente beispielsweise ganz unkompliziert mit einem "Erledigt", "Intern" oder "Bezahlt" gekennzeichnet werden.

  • Multiselektionsauswahl

    19/28 :: Multiselektionsauswahl

    Mit der Multiselektion lassen sich gleich mehrere Elemente selektieren und weiterverarbeiten. So können beispielsweise mehrere Dokumente als Anlagen für eine zu versendende E-Mail ausgewählt werden.

  • Verfallsdatum setzen

    20/28 :: Verfallsdatum setzen

    Dokumente sind oftmals nach einer bestimmten Zeit veraltet bzw. müssen nicht mehr aufbewahrt werden. Damit sie nicht unnötig Ihre Datenbank belasten, können Sie jedes Dokument validieren.

    Sobald das Verfallsdatum erreicht wird, löscht sich das Dokument von ganz alleine. Ihre Datenbank bleibt somit schlank und übersichtlich.

  • Termine und Aufgaben

    21/28 :: Termine und Aufgaben

    Dokumente lassen sich als Aufgabe oder Termin mit Microsoft Outlook verknüpfen.

    Microsoft Outlook erinnert Sie somit an Ihre auf Wiedervorlage gelegten Dokumente z. B. bei Abgabefristen.

  • Microsoft Outlook E-Mail-Archivierung

    22/28 :: Microsoft Outlook E-Mail-Archivierung

    Neben Dokumente verschiedener Dateiformate können Sie auch E-Mails direkt aus Microsoft Outlook archivieren. Dabei bleibt auch hier das Original der E-Mail unverändert erhalten.

    E-Mails mit Dateianhängen werden folglich auch mit Anhängen archiviert.

  • Microsoft Office Add-Ins

    23/28 :: Microsoft Office Add-Ins

    Über ein Add-In können Sie jedes Microsoft Word Dokument direkt und ohne Umwege sofort in Microsoft Word archivieren.

    Bereits archivierte Dokumente lassen sich so auch leicht aktualisieren (auf Wunsch gleich mit der vollständigen Dokumentenhistorie).

  • Zugriffsrechte vergeben

    24/28 :: Zugriffsrechte vergeben

    Die Professional-Edition erlaubt die Vergabe von Benutzer- und Gruppenberechtigungen für einzelne Dokumente oder ganze Ordnerstrukturen innerhalb der Baumstruktur des Office-n-PDF.

    So kann leicht festgelegt werden, wer welche Dokumente lesen, sperren, drucken, exportieren oder löschen darf.

  • Administration

    25/28 :: Administration

    Die Professional-Edition unterstützt den Einsatz des Microsoft SQL-Server (auch die kostenlose Express-Edition).

    Die Datenbankpflege und Rechteverwaltung erledigen Sie bequem und übersichtlich mithilfe der Administrationsverwaltung.

  • Eigenschaften von Archivdatenbanken

    26/28 :: Eigenschaften von Archivdatenbanken

    Es lassen sich 'Öffentliche' (für alle im Netzwerk vorhandenen Benutzer) und so genannte 'Persönliche' (privat für einzelne Anwender) Datenbanken verwalten.

    Unabhängig hiervon können beide Formen der Datenbanken natürlich auch mit einem Kennwortschutz versehen und einzelnen Benutzergruppen zugeordnet werden.

  • Gruppenverwaltung

    27/28 :: Gruppenverwaltung

    Es lassen sich beliebig viele Benutzergruppen anlegen. Die enthaltenen Rechte sind vererbbar, wodurch auch eine verschachtelte Rechtevergabe zum Kinderspiel wird.

  • Benutzerverwaltung

    28/28 :: Benutzerverwaltung

    Über die Benutzerverwaltung kann die Administration bestimmen, welcher Anwender in welchen Benutzergruppen und in welcher Form Zugriffsberechtigungen (Lesen, Bearbeiten, Drucken, Löschen) besitzt.

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