Neue intuitive Benutzeroberfläche

Die Arbeitsumgebung von Office-n-PDF wurde vom Grunde auf neu entwickelt, modernisiert und ist damit aufgeräumter. Durch die neue Benutzerführung wird es beispielsweise ermöglicht, das Ergebnis einer Dokumentensuche über mehrere Dokumentenarchive gleichzeitig abzubilden und eine Fenster-Teilung, fokussiert auf die jeweiligen Dokumentenarchive, zu ermöglichen, ohne dabei Such- und Konfigurationsoptionen doppelt abzubilden. Damit wird für den Anwender eine aufgeräumte Arbeitsumgebung geschaffen.

Schattendokumente

Schattendokumente dienen dazu, ein Dokument mehrfach in der Archivdatenbank abzubilden, ohne dieses dabei tatsächlich zu duplizieren. Dabei basiert jedes einzelne dieser Schattendokumente stets auf dem Ursprungsdokument. Auch bei Löschen eines Schattendokumentes bleibt das zugrundeliegende Ursprungsdokument stets erhalten. Schattendokumente sind vergleichbar mit Dateiverknüpfungen unter Microsoft Windows, können allerdings individuelle Merkmale, wie Zugriffsrechte für bestimmte Nutzergruppen zugewiesen bekommen.
Archivübergreifende Dokumentensuche
Fortan lässt sich nicht nur innerhalb der aktuell geöffneten Dokumentenarchivdatenbank eine Inhaltssuche durchführen, sondern auch über diese Grenze hinweg. Suchen Sie in bis zu 30 (!) Dokumentenarchiven gleichzeitig nach einer gesuchten Begriffskombination. In der Dokumentensuche können zudem auch Schattendokumente optional mit einbezogen werden.
Archivübergreifende Metadatenrecherche
Ebenso wie die neue Dokumentensuche unterstützt auch die neue Metadatenrecherche die archivübergreifende Option Unterlagen zu filtern, welche über bestimmte Meta-Merkmale verfügen. Dabei lassen sich Schattendokumente optional einbeziehen oder ausschließen.

Vollständige Übertragung von Standard-Dokumentenarchiven an SQL-Dokumentenarchive

Da die Standard-Edition im Gegensatz zur Professional-Edition anstelle einer Anlagenarchivierung lediglich die Dateiverknüpfung unterstützt, konnten bisher Dokumente, welche über Dateiverknüpfungen verfügten und beispielsweise mittels Drag'n'Drop an eine SQL Server-Archivdatenbank übertragen wurden, nur ohne Anlagenbezug übermittelt werden.

Von nun an lassen sich bisherige Dateiverknüpfungen bei einer Übertragung an eine SQL Server-Archivdatenbank in echte Anlagen konvertieren und so dem SQL-Dokumentenarchiv zuführen. Damit wird es besonders einfach, unterwegs und damit offline neue Daten und Unterlagen zu sammeln, um diese anschießend in der Firmenzentrale an das allgemeine SQL-Firmenarchiv zu übergeben.

E-Mail-Datei-Import

Neben dem E-Mail-Import (z. B. mittels Drag'n'Drop) unterstützt Office-n-PDF von nun an auch den direkten E-Mail-Datei-Import. Unterstützt wird hierbei das Format MSG-Outlook ebenso wie das universelle EML-Format. Office-n-PDF erkennt dennoch, ob es sich inhaltlich um ein ursprünglich versendetes oder um ein empfangenes E-Mail handelt und ordnet dieses Merkmal automatisch kategorisch zu.

Importassistent mit Ebenenbestimmung und der Option auch leere Ordner zu übernehmen

Von nun an ist es sehr einfach möglich, jenen Baumzweig aus der Microsoft Windows Systemumgebung zu bestimmen, ab welchem die interne Ordner-Baumstruktur innerhalb Office-n-PDF abgebildet werden soll. Legen Sie dazu einfach den Startknotenpunkt fest. Außerdem lassen sich von nun an auch leere Windows-Verzeichnisse importieren, so dass Sie die angelegte Baumstruktur erst im Nachgang mit Unterlagen anreichern können.

Breadcrumb-Leiste zur einfachen Navigation

Die neue Breadcrumb-Leiste ist eine sekundäre Navigationsoption, mit der Sie ohne sich der Baumverzweigung bedienen zu müssen, innerhalb der Applikation zu weiteren Verzweigungen wechseln bzw. leicht zu anderen Ebenen wechseln können. Die Breadcrumb-Leiste stellt dazu einzelne Ebenen logisch-aufeinanderfolgend und hierarchisch gegliedert in nur einer Navigationszeile dar.

Mehrere hundert neue (auch dynamische) Stempel stehen zur Auswahl

Die neue Version bietet hunderte neuer Stempelvarianten, darunter auch sogenannte dynamische Stempel. Dadurch ist es möglich, Dokumente mit aktuellem Datum, der Uhrzeit, dem Benutzernamen, einem Geldbetrag oder beliebigen Kommentaren "abzustempeln".

Direkte Scan-Profilauswahl und Leerseitenerkennung

Scan-Profile dienen zur Vorkonfiguration unterschiedlicher Scanner-Einsatzzwecke. Diese lassen sich ab sofort ohne den Umweg über die Scanner-Konfigurationseinstellung, fallbezogen direkt über die Scanhauptseite mit nur einem Klick wechseln. So können Sie beispielsweise zwischen Farbscans oder auch Scans im A5-Format schnell umschalten.

Außerdem verfügt Office-n-PDF von nun an über eine Leerseitenerkennung. Häufig ist es der Fall, dass wenn man eine dicke Akte zu scannen hat, sich in dieser auch leere Seiten befinden. Von nun an lassen sich Leerseiten während des Scans ignorieren und damit herausfiltern.

Weitere Neuerungen

Entspricht den aktualisierten gesetzlichen Anforderungen zur ordnungsmäßigen Aufbewahrung von Unterlagen in digitaler Form
Eine vom Grunde auf neu entwickelte Anwendungsumgebung
Beschleunigter Microsoft Word und Excel Import
Modernes Interface und intuitive Benutzerführung
Freie Zoom-Skalierung und fortlaufende Zweiseitenansicht
Verbesserte Assistenten
Erweiterte Programmhilfe und Dokumentation mit vielen Beispielen
Schriftgrößenskalierung der Arbeitsumgebung
Datumsformat innerhalb Ergebnislisten konfigurierbar
Ausdrucken eines Ordnerverzeichnisses
<Umschalt>+F11 linke Seitenleiste ein-/ausblenden
<Strg>+F11 rechte und linke Seitenleiste ein-/ausblenden
Bei archivierten E-Mails werden jetzt auch Anlagenbezeichnungen aufgelistet
Metadaten-Layouts können ausgedruckt und exportiert werden
Der Scandialog bietet ab sofort ein Auto-Refresh für neu hinzugeschaltete Scanner
Neue 64Bit Add-Ins für Microsoft Office zur Archiv-Direktübergabe
Unterstützt Windows 8, 10 und Windows 11
Unterstützt Microsoft Office (ab Version 2010) bis Version 2021 (32 Bit und 64 Bit)
Unterstützt Microsoft 365 (vormals Microsoft Office 365)
Kompatibel zum SQL Server 2019

Neue Funktionen in Office-n-PDF 4

Komfortable Wiedervorlage

Das neu integrierte Wiedervorlagesystem erinnert Sie rechtzeitig und mittels Popup-Fenster oberhalb Ihrer Windows-Taskleiste dezent an bevorstehende Arbeitsvorgänge.

E-Mail-Archivierung jetzt auch für Mozilla Thunderbird, SeaMonkey, FoxMail, The Bat! u.v.m.

Ab Version 4 werden neben Microsoft Outlook jetzt auch weitere E-Mail-Clients zur unkomplizierten E-Mail-Archivierung mittels Drag'n'Drop unterstützt. Selektieren Sie die zu archivierenden E-Mails in Ihrem E-Mail-Client, ziehen diese nach Office-n-PDF und lassen diese einfach im gewünschten Archivordner fallen.

Optional können in der Professional-Edition zudem auch E-Mail-Dateianhänge archiviert und indexiert werden.

Beschleunigte und ressourcenschonendere OCR-Texterkennung mit verbesserter Texterkennungsqualität

Eine verbesserte OCR-Engine sorgt nicht nur für bessere Ergebnisse der Texterkennung, sie ist zudem wesentlich ressourcenschonender und dabei performanter gegenüber Version 3.

- Ressourcenschonendere und schnellere Texterkennung
- OCR mit verbesserter Tabellenerkennung
- Verbesserte Texterkennungsqualität
- Verbesserte Unterstützung für Bildformate
- reduzierte Größe bei schwarz-weiß oder graustufig gescannten Dokumenten

Vereinfachte Seitenentnahme und einfache Übertragung von einzelnen Seiten in andere Dokumente

Neue Dialogfenster ermöglichen eine vereinfachte Seitenentnahme einzelner Seiten aus bereits archivierten Dokumenten. Dabei können diese entweder gelöscht oder in ein anderes Dokument übertragen werden.

Drag'n'Drop mit Mehrfachselektion aus Ergebnislisten

Ab Version 4 lassen sich nun mehrere Elemente in der Listenansicht selektieren und gemeinsam mittels Drag'n'Drop in einen anderen Ordner Ihrer Baumstruktur verschieben.

Einfache Metadaten-Wertzuordnung mittels Kontextmenü

Selektieren Sie innerhalb Ihrer Dokumente einen Textabschnitt und wählen über die rechte Maustaste ein Metadatenfeld. Mit dieser Zuordnung wird der Text als Metadatenfeldwert übernommen und es kann von nun an zu jeder Zeit als Metadatenfeldwert wiedergefunden werden.

Metadaten-Layoutübertragung an weitere Dokumentendatenbanken

Ein einmal mühselig erstelltes Eingabelayout für Ihre Metadaten möchten Sie eventuell in einer anderen Datenbank ebenfalls verwenden. Dazu mussten Sie bis Version 3 jedes einzelne Feld erneut anlegen und auch Nachschlagwerte neu erfassen.

Mit der neuen Kopierfunktion sind Metadatenlayouts ab sofort mit nur einem Mausklick in andere Datenbanken übertragbar.

Kurzbeschreibung der Dokumente optional mit in die Volltextsuche integrieren

Eine weitere Besonderheit bietet die optional in die Volltextsuche integrierbare Kurzbeschreibung. Oftmals ist es so, dass man in Dokumenten nach bestimmten Synonymen suchen muss, welche als Wort im gesuchten Dokument nicht vorkommen. Legen Sie zukünftig Alternativwörter einfach in der Kurzbeschreibung Ihrer Dokumente ab und schon findet Office-n-PDF diese Dokumente auch dann mittels Volltextsuche, wenn es Wörter sind, welche im eigentlichen Dokument nicht enthalten sind.

Schlagworte lassen sich jetzt im Importassistenten oder per Mehrfachselektion vergeben

Oft kann es sein, dass sich eine Menge an zu importierenden Dokumenten ein oder mehrere Schlagwörter teilen. Kontraproduktiv ist es daher, wenn nach einem Import von z. B. 100 Dokumenten jedem einzelnen Dokument eine Reihe von Schlagwörtern manuell zugeordnet werden müsste. Mit der neuen Version lassen sich bereits während des Imports oder auch später per Mehrfachselektion eine beliebige Anzahl an Schlagwörtern neu zuweisen oder entfernen.

Neue Sichtenfilter

Version 4 wurde um weitere Sichtenfilter ergänzt. Diese sind im Einzelnen:

    - Durchsuchbare Dokumente
    - Nicht durchsuchbare Dokumente
    - Dokumente mit Kennwort-Schreibschutz
    - Dokumente mit Metadaten
    - Dokumente ohne Metadaten

Neue Optionen für Mehrfachselektionen in Ergebnislisten

Mehrere Dokumente lassen sich nun auch im ZIP-Format, optional mit Kennwort, versenden. Außerdem können mehrere Dokumente nun auch per Mausklick miteinander zu einem neuen Dokument verbunden werden.

Weitere Neuerungen

Informationsleiste, welche über Dokumente mit Verfallsdatum oder einem Wiedervorlagedatum informiert
Listenfilter zur Eingrenzung von Suchtreffern innerhalb von Ergebnislisten
Verbesserte Word-Konvertierung, wenn auf dem System kein Word installiert ist
LEO Englisch-Deutsch-Wörterbuch integriert
Verbesserte Scanqualität für graustufig gescannte Dokumente
Der Duden als Nachschlagequelle integriert
Die Stempelsammlung wurde erweitert
Bei der E-Mail-Archivierung kann zur besseren Sortierung das Sendedatum vorangesetzt werden
Kompatibel zum SQL Server 2017

Neue Funktionen in Office-n-PDF 3

Entspricht den aktuellen gesetzlichen Anforderungen zu GoBD (Az.: IVA4 - S 0316/13/10003, vom 1. Januar 2015)

Sorgen Sie für die für Unternehmen so wichtige Rechtsklarheit. Denn Office-n-PDF entspricht bereits den aktuellen "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD - Az.: IVA4 - S 0316/13/10003 | DOK 2014/0353090") vom 1. Januar 2015.

Revisionssichere Langzeitarchivierung durch PDF/A und Signatur

Erreichen Sie die Unveränderbarkeit Ihrer Dokumente durch eine digitale Signatur und archivieren Sie Ihre Dokumente im PDF/A-Format, dem Langzeitarchivierungsformat digitaler Dokumente, welches von der International Organization for Standardization (ISO) als Subset des Portable Document Format (PDF) genormt wurde.

Die Norm wurde im Jahr 2005 als ISO 19005-1:2005 spezifiziert.

Metadateneditor und komfortable Suchmuster

Mit Hilfe des neuen Metadateneditors lassen sich persönliche Datenmasken erstellen, in denen sich dokumentenbezogene Zusatzinformationen ablegen lassen, so zum Beispiel die ISBN-Nummer eines Buches oder das Rechnungsdatum nebst Eingangsvermerk.

Unterstützt werden neben freien Textfeldern auch Options-, Datums-, Kombinations- und Nachschlaglistenfelder.

Hyperlinks und Befehlszeilenparameter für externe Anwendungen

Mit den neuen Windows-konformen Hyperlinks können diese in Fremdanwendungen eingefügt und als Standard-Hyperlink angewendet werden. Zusätzlich werden ab sofort auch diverse Befehlszeilenparameter unterstützt. Hierdurch können Fremdanwendungen direkt auf Dokumente oder Ordnerstrukturen innerhalb Office-n-PDF verweisen. Damit ist es beispielsweise möglich, dass eine CRM-Anwendung die in Office-n-PDF hinterlegte Kundenakte öffnen kann.

Neue Scan-Engine mit Trennblatterkennung, nativem Duplexscan und PDF/A-Unterstützungn

Die neue Scan-Engine ist schneller in der Batchverarbeitung, erzeugt komprimierte PDF/A-konforme, digital signierte Dokumente und verbraucht weniger Ressourcen.

Dank Duplexscan lassen sich auch doppelseitige Dokumente problemlos scannen.

Durch die automatische Trennblatterkennung lassen sich ganze Papierstapel mit nur einem Scan-Vorgang verarbeiten.

Umfangreiche Stempelsammlung

Stempeln Sie Ihre archivierten Dokumente mit nur einem Klick. So können Dokumente beispielsweise ganz unkompliziert mit einem "Erledigt", "Intern" oder "Bezahlt" gekennzeichnet werden.

Persönliche und gemeinsame Suchmusterverwaltung

Wiederkehrende Suchanfragen lassen sich mit nur einem Klick als Suchmuster speichern und zur späteren Wiederverwendung jederzeit erneut aufrufen.

Dabei lassen sich nicht nur persönliche Suchmuster, sondern auch Suchmuster für die gemeinsame Dokumentenrecherche im Team erstellen.

Verschiedene Sichten auf Ihren Datenpool

Mittels neuer Filterfunktionen wartet Office-n-PDF mit unterschiedlichsten Sichten auf archivierte Dokumente auf. So können beispielsweise Dokumente nach Index, alle verwendeten Schlagworte, Verfallsdatum oder nach Dateianhängen sortiert und gruppiert werden.

Verbesserte OCR-Texterkennung mit Bildrauschfilter und Dateigrößenkomprimierung

Die optimierte OCR-Texterkennungsengine unterstützt ab sofort auch Englisch (weitere Sprachpakete folgen), ist deutlich schneller und präziser.
Der hinzuschaltbare Bildrauschfilter sorgt auch bei schlechtem Ausgangsmaterial für ein optimales Texterkennungsergebnis.
Die neue PDF-Dateigrößenkomprimierung sorgt auch ohne Qualitätsverlust für kleine PDF-Dateien.

Weitere Neuerungen

Dauerhaft hinzuschaltbare alphabetische Sortierung der Baumstruktur
Datencontainer lassen sich ab sofort rein optional verschlüsseln
Schnellere Scan-Engine mit nativer Unterstützung für AVE (Einzelblatteinzug) und Trennblatterkennung
PDF-Titel für gescannte Dokumente lassen sich mittels Variablen vordefinieren
Die Texterkennung unterstützt nun auch weitere Sprachen ( z. B. Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch)
Drag'n'Drop jetzt auch von Office-n-PDF nach Windows sowie direkt nach Fremdanwendungen
Mehrere Dokumente im Listenmodus selektieren und gemeinsam Schlagworte zuteilen
Mehrere Dokumente im Listenmodus selektieren und kopieren, verschieben oder als E-Mail Anhänge versenden
Dokumentenübersicht aller mit Verfallsdatum versehenen Dokumente einsehen
Dokumentenübersicht aller zuletzt in der Datenbank geänderten Dokumente einsehen
PDF/A-Konvertierung mit Validierung für nicht PDF/A-konforme Dokumente
Für unterschiedliche Scanner-Einstellungen können ab sofort Scan-Profile angelegt werden
Direkt zugängliche Scanner-Schaltfläche
Es lassen sich einzelne Seiten aus einem Dokument extrahieren
F11 zum schnellen Ein-/Ausblenden der Baumstruktur
Neue Gruppierungsoptionen, wie nach Anlagen, Verknüpfungen oder nach Verfallsdatum
Trennen und Erweitern (Split- und Merge-Funktionen) für bereits archivierte Dokumente
Automatische Umlauterkennung für beschädigte oder fehlerhafte E-Mails im Unicode-Format
Ein mögliches Verfallsdatum wird nun auch in der rechten Seitenleiste angezeigt
PDF-spezifische Eigenschaften, wie Autor, Thema, Schlüsselwörter können bearbeitet werden
Es kann jetzt auch nach Dateierstellungs- und dem Dateiänderungsdatum gesucht werden
Außerdem erleichtern viele kleine Änderungen im Detail die tägliche Arbeit mit dem neuen Office-n-PDF.

Neue Funktionen in Office-n-PDF 2

Automatische OCR-Texterkennung auch für vorhandene PDF-Dokumente

Die integrierte OCR-Texterkennung wandelt eingescannte Papierunterlagen in Sekundenschnelle in durchsuchbare PDF-Dokumente um. Anschließend stehen diese Ihnen als auch dem gesamten Team per Schlagwort- und Volltextsuche zur Verfügung. Aber nicht nur für eingescannte Papierdokumente wird eine Texterkennung durchgeführt, auch bislang nicht durchsuchbare PDF-Dokumente sowie Bilder und sonstige Grafikdateien können mittels der neuen OCR-Texterkennung durchsuchbar gemacht werden.

Erweiterte Archivfunktionen für Microsoft Outlook

Mit dem Add-In für Microsoft Outlook können E-Mails ganz einfach per Schaltfläche direkt an Office-n-PDF übergeben werden.

Neu ist auch hier die OCR-Funktion für E-Mail-Anhänge bei Verwendung der Professional-Edition. Wenn Sie aus Microsoft Outlook E-Mails mit Anhängen archivieren, werden diese auf Wunsch per Texterkennung gewandelt und dem Suchindex hinzugefügt.

Universelle Dateiunterstützung mittels generischem Druckertreiber

Dank des neuen PDF-Druckers können Sie Dokumente aber auch zum Beispiel Webseiten aus jeder beliebigen Anwendung heraus im Handumdrehen archivieren.

Somit können Sie auch dann Dateien und Dokumente archivieren, wenn es sich um ein seltenes Dateiformat handelt. Einfach die Datei oder die Webseite öffnen, drucken ausführen, schon wird archiviert!

Add-Ins für Microsoft Office

Neben dem neuen Add-In für Microsoft Outlook bietet Office-n-PDF auch Add-Ins für Microsoft Word, Excel und PowerPoint.

Mit diesen Add-Ins können Sie ohne Office-n-PDF zuvor starten zu müssen, direkt und ohne Umwege jede geöffnete Microsoft Office Datei mit nur einem Mausklick archivieren.

Seitenleiste für mehr Details

Die rechte Seitenleiste wurde erweitert und bietet nun auch die Option für Kurzbeschreibungen und Benutzerkommentare.

Mit der Kurzbeschreibung ist es dem Anwender u. a. möglich, zusätzliche Informationen einem Dokument zuzuordnen.

Mit Kommentaren können insbesondere bei der Mehrplatzumgebung die Mitarbeiter einer Abteilung oder der ganzen Firma Informationen, Bewertungen oder einfach nur Randnotizen den einzelnen Dokumenten hinzufügen.

Schneller Wechsel zur Trefferliste vereinfacht die Detailsuche

Ein Klick und Sie können jetzt von einer Textsuche direkt zur Trefferliste wechseln. Diese ermöglicht einen besseren Überblick aller in einem Dokument enthaltenen Fundstellen.

Erweiterte Gruppenmitgliedsinformationen mit Vererbung von Zugriffs- und Bearbeitungsrechten

Für die Professional-Edition wurde das Benutzerrechtemanagement nochmals stark erweitert.

So wurde z. B. die Rechtevergabe und die Benutzerdefinition optimiert. Unter anderem können Berechtigungen an ganze Ordnerstrukturen weiter vererbt werden.

Erweiterte Gruppenmitgliedsinformationen sorgen zudem für mehr Überblick.

Optimierter Suchassistent

Der Suchassistent bietet jetzt weitere Filtermöglichkeiten für eine effektive Dokumentenrecherche. Dieser kann nun zusätzlich zur UND-/ODER-/NICHT-Suche und neben der Suche nach Erstellungs- und Änderungsdatum auch nach Kommentaren sowie nach dem Dateinamen oder Inhalt bei archivierten Anhängen suchen.

Weitere Neuerungen

Das Limit von max. 8 Arbeitsplätzen für die Standard-Edition auf 15 angehoben
Erweiterte Programmeinstellungen
Kantenglättungsfilter für mehr Schärfe größenveränderter Bilder
Verbessertes Handling für Drag'n'Drop
Einfaches Hinzufügen von Schlagworten
Vereinfachte Kennungssymbolauswahl
Außerdem erleichtern viele kleine Änderungen im Detail die tägliche Arbeit mit dem neuen Office-n-PDF.
ANERKENNUNGSPREIS
Die JBSoftware entwickelt bereits seit 30 Jahren Lösungen, welche u. a. den hohen Anforderungen der GoBD des deutschen Bundesfinanzministeriums entsprechen. Dabei arbeiten wir fortwährend daran, unsere Softwareprodukte jederzeit nach neuen Standards zu gestalten und entwickeln unsere Produkte regelmäßig weiter oder lassen Individuallösungen entstehen, welche in unser Spezialgebiet passen. So errang die JBSoftware beispielsweise auch bereits den Best Practice Award in Mannheim. >> Mehr dazu...