Welchen Nutzwert hat die Dokumentenverwaltung Office-n-PDF?

Ob geschäftlich oder privat - mit der Zeit sammeln sich unüberschaubare Mengen elektronischer Dokumente an. Alle für einen Arbeitsprozess notwendigen Dokumente müssen trotzdem jederzeit verfügbar, einfach zu finden und aufrufbar sein. Das Dokumentenmanagement erlangt immer mehr an Bedeutung in allen Branchen.

Office-n-PDF ist ein leicht zu bedienendes, übersichtliches, hierarchisch strukturiertes, PDF-basiertes Ablagesystem für Dokumente verschiedener Formate. Das Tool besticht mit einem besonders schnellen Suchindex und einer modernen PDF-Engine zur schnellen Darstellung archivierter Inhalte.

Version 5 unterstützt ab der Standard-Edition XRechnung und ZUGFeRD

Die verpflichtende Nutzung der E-Rechnung im B2B-Bereich, die auch das

ZUGFeRD

-Format umfasst, beginnt in Deutschland am 1. Januar 2025. Ab diesem Datum müssen Unternehmen elektronische Rechnungen für steuerpflichtige Inlandsumsätze ausstellen und empfangen können.

Dabei gelten Übergangsregelungen: Bis Ende 2026 sind weiterhin Rechnungen in Papierform oder als nicht-konforme elektronische Formate (z. B. PDF) möglich, sofern beide Parteien zustimmen. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro gilt dies sogar bis Ende 2027. Ab 2028 müssen jedoch alle Unternehmen ausschließlich strukturierte elektronische Formate wie

ZUGFeRD

oder

XRechnung

verwenden

Was ist Office-n-PDF?

Office-n-PDF ist ein universell und branchenunabhängig einsetzbares Dokumentenmanagementsystem, welches als strukturiertes Nachschlagewerk aller Dokumente dient, die ad hoc benötigt werden.

Wobei hilft das DMS?

Egal ob Rechnungen, Bestellungen, E-Mails oder jegliche Unterlagen, für welche Aufbewahrungsfristen bestehen - zum Archivieren und Wiederfinden aller Dokumente hilft Office-n-PDF schnell, einfach und zuverlässig.

Was sind die Stärken?

Office-n-PDF ist formatunabhängig. So lassen sich beliebige Dokumentenformate, wie Microsoft Word/Excel/Powerpoint/Outlook, OpenOffice, Thunderbird, HTML- sowie allen sonstige Dokumenten- und Dateitypen verwalten.

Entspricht rechtlichen Anforderungen

Office-n-PDF entspricht den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Als Einzel- oder Mehrplatzlösung

Die Netzwerkversion unterstützt problemos mehrere hundert Arbeitsplätze. Nutzen Sie den gemeinsamen Datenzugriff über das lokale Netzwerk oder standortübergreifend über VPN.

Unterstützt PDF/A und Signaturen

Erreichen Sie die Unveränderbarkeit Ihrer Dokumente durch eine signierte Archivierung im PDF/A-Format, zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente (ISO 19005-1:2005).

Die wichtigsten Funktionen der Dokumentenverwaltung auf einen Blick

Ultraschnelles DMS-Recherchetool

Über die integrierte Volltextsuche können gezielte Recherchen durchgeführt und jedes Dokument schnell wieder gefunden werden.

Langzeitarchivierung auch für E-Mails

Office-n-PDF kümmert sich nicht nur um Ihre analogen und digitalen Dokumente. Es lassen sich auch E-Mails archivieren.

Scannen mit OCR-Texterkennung

Mit Office-n-PDF lassen sich riesige Mengen unterschiedlichster Papierdokumente ohne Umwege direkt einscannen und archivieren.

Leistungsstarker Metadateneditor

Dokumente lassen sich mit Metadaten verknüpfen. Unterstützt werden dabei Eingabe- und Nachschlagfelder.

Netzwerkunterstützung

Dokumente und Dokumentenordner lassen sich auch gemeinsam im Team einsehen und bearbeiten.

Abfragen als Suchmuster verwalten

Mit Suchmustern lassen sich immer wiederkehrende Suchanfragen zur späteren Wiederverwendung speichern.

Kennzeichnen und Kategorisieren

Dokumente und Ordner können verschoben, sortiert, farbig hervorgehoben, editiert oder mit Kennungssymbolen gekennzeichnet werden.

Der ultimative PDF-Experte

Office-n-PDF archiviert alle Dokumente im einheitlichen PDF-Format. Diese lassen sich mit Kennwort- und Zugriffsschutz versehen.

Daten einfach mitnehmen

Daten einfach mittels USB-Stick für unterwegs nutzen. Zurück in der Firma lassen sich diese auch an das Zentralarchiv übergeben.

Screen-Capture-Funktion

Textpassagen und Bildausschnitte lassen sich schnell in andere Anwendungen übernehmen.

Verfallsdatum für veraltete Dokumente

Archivierte Dokumente lassen sich mit einem Verfallsdatum versehen. So bleiben Ihre Daten stets aktuell und übersichtlich.

Unterstützt beliebige Dateiformate

Dank des integrierten generischen Druckers wird kein Blatt Papier bedruckt, sondern im einheitlichen PDF-Dateiformat archiviert.

Immer Up-to-Date

Office-n-PDF sucht auf Wunsch automatisch nach neuen Versionen und spielt diese anschließend ein.

Benutzer- und Rechteverwaltung

Zugriffsrechte und Einschränkungen, wie Export- oder eine Drag'n'Drop-Sperre sind benutzerübergreifend abrufbar.

Sichere 128Bit AES Verschlüsselung

Archivierte Dateien können komprimiert und zugleich 128Bit AES-verschlüsselt werden, selbstverständlich auch mit Signatur.

Mit Office-n-PDF lassen sich Dokumente beliebiger Dateiformate, wie beispielsweise Microsoft Word/Excel/Outlook, OpenOffice, Thunderbird, HTML- und Dateien aus allen sonstigen Anwendungen effektiv und branchenübergreifend und rechtskonform verwalten. Dabei stehen diese zusätzlich als einheitliche PDF-Dokumente zur Verfügung.

Das Original-Dokument bleibt erhalten und kann jederzeit weiterverarbeitet werden. Die integrierte Versionshistorie lässt sich zu jedem Check-In-Prozess individuell hinzuschalten. So können Änderungen an Dokumenten noch Jahre später nachvollzogen, restauriert und weiterverarbeitet werden.

Um Office-n-PDF optimal zu nutzen, bedarf es der folgenden Hard- und Software

Hardware
Empfohlene Hardware
Software
Unterstützte Software
Festplattenspeicher
Benötigter Festplattenspeicher
Arbeitsspeicher
Wie viel RAM wird benötigt?

Empfohlen wird ein Intel Dual Core mit 2,2 GHz oder äquivalenter AMD-Prozessor.
Schnellere Prozessoren erzielen bessere Leistungen.

Zum Einscannen von Papierdokumenten ist ein TWAIN-kompatibler Einzugs- oder Flachbettscanner erforderlich.

Als Betriebssystem benötigen Sie Microsoft Windows 8, 10 oder Windows 11.
Zur Erstellung von E-Mails genügt ein beliebiger E-Mail-Client. Zur E-Mail-Archivierung benötigen Sie Microsoft Outlook (Version 2010 - 2021 oder Microsoft 365) oder alternativ einen Mail-Client, welcher das EML-Format unterstützt (z. B. FoxMail, SeaMonkey, Thunderbird, The Bat!).

Ab 16 Benutzer empfehlen wir den Einsatz der Professional-Edition. Hierbei wird der Microsoft SQL Server unterstützt, welcher kostenloser Bestandteil der Professional-Edition ist.

39 MB Speicherplatz sind erforderlich. Während der Installation sind 60 MB Speicherplatz erforderlich.

Nach Abschluss der Installation werden temporäre Dateien wieder vom System gelöscht.

Wir empfehlen mindestens 2 GB Arbeitsspeicher (RAM).


Welche Edition ist für Sie die richtige?

Generischer Druckertreiber zum Import beliebiger Dateiformate
Erweiterter "Öffnen-Dialog" (Anheften von Dokumentendatenbanken)
Textpassagen auch online nachschlagen (Google, Wikipedia, Duden, Leo, Wörterbuch)
Verschlagwortung und Vergabe von Benutzerkommentaren
128 Bit AES verschlüsselte Archivierung Ihrer Dokumente
Komprimierte Dokumentenarchivierung
Notiz-, Legenden- und Zeichenwerkzeuge
Unterstützt Dateityp Acrobat Adobe Reader (*.pdf)
Unterstützt alle gängigen Dateiformate (inkl. Fotos und Grafiken)
Unterstützt Webdokumente
Im- und Export-Assistent
Volltextsuche, Und-/Oder-Suche, Such-Assistent
Einfaches und datenbankübergreifendes Verschieben per Drag'n'Drop
Farbzuordnung und Kennungssymbole zur Kategorisierung
Favoritenverwaltung
Verfallsdatum für archivierte Dokumente
Erzeugung von Outlook-Elementen (als E-Mail, Aufgabe oder Termin)
Geöffnetes Dokument für nächste Arbeitssitzung merken
Datenbankübergreifendes Duplizieren
Hinzuschaltbare Papierkorbfunktion
Kennwortschutz inklusive Datenbankverschlüsselung
Kennwortschutz auf einzelne Dokumente
Hyperlinks und Befehlszeilenparameter für externe Anwendungen
Erledigt-Stempelunterstützung
Drag'n'Drop von und nach Office-n-PDF
Elemente als E-Mail versenden (auf Wunsch auch als kennwortgeschützte ZIP-Datei)
Schattendokumente
Mehrfachselektionsoptionen
Mehrplatzfähig
Trennen und Erweitern (Split- und Merge, Zuschneidefunktionen) für archivierte Dokumente
PDF/A-Konvertierung mit Validierung für nicht PDF/A-konforme Dokumente
Verschiedene Sichten auf sämtliche Archivdaten (z. B. nach Verfallsdatum oder zuletzt archiviert)
Unterstützt Adobe Acrobat Reader PDF-Lesezeichen
Umfangreiche Stempelsammlung (inkl. dynamische Stempel, wie Datum, Uhrzeit, Benutzername, Notiz)
Metadateneditor (Text-, Options-, Datums-, Kombinations- und Nachschlaglistenfelder)
Revisionssichere Langzeitarchivierung durch PDF/A und Signatur
Entspricht den Grundsätzen gesetzlicher Anforderungen zu GoBD (Rechtssichere Archivierung)
Gleichzeitiges Öffnen und Bearbeiten mehrerer Dokumentendatenbanken
Add-Ins in Microsoft Office zur vereinfachten Datenübergabe
Unterstützt Mehrplatz mit gleichzeitigem Datenzugriff
Unterstützt XRechnung und ZUGFeRD
Schattendokumente (zur Ablage eines nur einmal archivierten Dokuments in mehreren Ordnern)
Checkin/Checkout mit Versionskontrolle (Dokumentenhistorie)
Scanner-Schnittstelle mit PDF/A-Unterstützung und automatischer Trennblatterkennung
OCR-Texterkennung zur Erzeugung durchsuchbarer PDF-Dokumente
Änderung PDF-spezifischer Eigenschaften, wie Autor, Thema oder Schlüsselwörter
Archivübergreifende Dokumentensuche (für mehrere Archivdatenbanken gleichzeitig)
E-Mail-Archivierung (für Microsoft Outlook, Thunderbird, SeaMonkey, FoxMail, The Bat! uvm.)
E-Mail-Dateiarchivierung für MSG-Outlook- und EML-Dateiformate
Einfache Metadaten-Zuordnung mittels Kontextmenü
Metadaten-Layoutübertragung an weitere Dokumentendatenbanken
Automatische alphabetische Baumelementsortierung
Wiedervorlagesystem mit Erinnerungsfunktion
Kurzbeschreibung der Dokumente optional in die Volltextsuche integrieren
Schlagworte für Dokumente bereits im Importassistenten zuordnen
Unterstützt das Add-On Watchdog für Office-n-PDF
Optimierte Gesamtlösung für Homeoffice durch Fernzugriff über beispielsweise VPN
Für die kommerzielle Verwendung gestattet
Unterstützt und beinhaltet den Microsoft SQL Server Express
Indexierung und Archivierung für Dateianlagen (auch für Outlook, Thunderbird, SeaMonkey, FoxMail, The Bat! uvm.)
Benutzer- und Gruppenverwaltung
Datenbank-, Benutzer- und Rechtemanagement
Rechtevergabe auf Benutzer- und Gruppenebene
Aktivierbare Drag'n'Drop-Sperre für Dokumente und Ordner
Aktivierbare Export- und Druck-Sperre für Dokumente und Ordner
Bearbeitungs- und Zugriffssperre für Dokumente und Ordner (Lese-, Schreib-, Lösch- und Zugriffsschutz)
Nur Lese-Modus für komplette Datenbank auf Anwender- und Gruppenebene aktivierbar
Rechtevererbung auf einzelne Dokumente oder ganze Ordnerstrukturen
Persönliche SQL-Datenbanken (ausschließlich im Zugriff eines Benutzers)
Elemente als Link per E-Mail versenden (Versenden von Links zu Dokumenten direkt an weitere Benutzer)
Persönliche und gemeinsame SQL-Datenbanken (im Zugriff für das Team oder der Firma)
Automatische Update-Verteilung im lokalen Netzwerk
Unterstützt bis zu 6 Zieldatenbanken im Add-On Watchdog für Office-n-PDF
Anwendung zur zentralen und administrativen Datenbankverwaltung (zentrale Verwaltung aller Datenbanken und Archive)
Maximale Anzahl gleichzeitiger Benutzer/Clients je Datenbank:	1 Benutzer	15 Benutzer	ohne Begrenzung