Fragen & Antworten zu CRM-Plus

Kann ich mich an den Geburtstag eines Kunden oder Mitarbeiters erinnern lassen?
Ja. Sie werden an den Geburtstag des Mitarbeiters erinnert (z. B. in der Ansicht in MyDay), wenn das Geburtsdatum des Kunden/Benutzers eingetragen wurde. Sie können auch eine Erinnerungsmeldung (Alarm) für Geburtstage aktivieren.
Wo kann ich einstellen, dass beim Öffnen MyDay oder die Wiedervorlageliste angezeigt wird?
Unter "Extras/Einstellungen/Allgemein" können Sie diese Einstellung vornehmen.
Wie führe ich den Adressenimport durch?
Mit Hilfe des Import-Assistenten. Der Import durchläuft mehrere Schritte. Folgen Sie einfach den Anweisungen des Import-Assistenten und klicken Sie danach jeweils auf "Weiter".

Wählen Sie im ersten Schritt die Quelldatei oder MS-Outlook. Ordnen Sie im dritten Schritt die Feldnamen zu und führen Sie im vierten Schritt den Import durch. Weitere Informationen erhalten Sie in der Programmhilfe (F1).
Welches Dateiformat muss die Adressen-Importdatei haben?
CRM-Plus ist hier nicht sehr wählerich. Für den Adressen-Import werden folgende Dateiformate unterstützt:

- Textdateien jeder Art (z. B. Comma-Delimited oder mit Tab-Stopps)
- XML 4
- Microsoft Access-Datenbanken
- Microsoft Excel-Tabellen
- Microsoft Outlook

Für den Import Ihrer Kontakte aus Microsoft Outlook benötigen Sie die Version ab Outlook 2003.
Kann man einen nicht erfolgreich durchgeführten Adressenimport wieder rückgängig machen?
Ja, indem Sie nach Fertigstellung des Imports auf die Schaltfläche "den vollständigen Import wieder rückgängig machen" klicken.
Wie findet man die zuletzt importierten Adressen?
Über Seitenleiste "Kontakt suchen" können Sie mithilfe der Datumseingrenzung den Zeitrahmen eingegeben, in dem Sie den Import durchgeführt haben.

Als Suchbegriff geben Sie bitte * ein. In der Ergebnisliste werden alle Datensätze, die zum eingegebenen Zeitraum importiert oder eingegeben wurden, angezeigt.
Kann man den Kalender von CRM-Plus mit Microsoft Outlook synchronisieren?
Selbstverständlich. Um eine Übertragung durchführen zu können, muss auf Ihrer Arbeitsstation Microsoft-Outlook (ab Version 2003) installiert sein.
Kann man ausgewählte Kontakte bzw. eine Liste, z. B. die Vertriebsliste nach Excel exportieren?
Ja, doch Sie haben auch die Option zur "Direktübergabe". Dabei müssen Sie die Datensätze nicht umständlich exportieren. Sie werden "direkt" an Microsoft Excel als neues Tabellenblatt übergeben. Sollte Excel zu diesem Zeitpunkt nicht gestartet sein, wird es automatisch für Sie geöffnet.
Kann man Kontakte kennzeichnen, die z. B. bereits abtelefoniert wurden?
Sollten Sie Akquise betreiben, haben Sie mehrere Möglichkeiten, den Kontakt als "abtelefoniert" zu kennzeichnen. Entweder über die Auswahlliste "Status" oder Sie ordnen dem Kontakt eine Kontaktaktion zu.

Als Zeitpunkt für die Kontaktaktion wird das aktuelle Datum vorgegeben und auf Wunsch übernommen.
Kann man Kontakte gruppieren?
Ja. Eine neue Kontaktgruppe können Sie unter dem Menüpunkt "Gruppen" erzeugen. Vergeben Sie eine neue Gruppenbezeichnung und übernehmen Sie die neue Gruppe.
Kann man mehrere Ansprechpartner zu einem Firmenkontakt hinzufügen?
Sie können beliebig viele Firmenkontakte und Ansprechpartner je Firmenkontakt erstellen.
Wie erstellt man einen neuen Kontakt?
Unter dem Menüpunkt "Neu" wird ein leeres Kontaktformular geöffnet, in welches Sie die Stammdaten und beliebig viele Ansprechpartner eintragen können. Sie haben aber auch die Möglichkeit, mittels Zwischenablage-Assistent neue Kontakte aus z. B. Webseiten automatisiert zu generieren.
Wie wird man an den Geburtstag eines Ansprechpartners erinnert?
Möchten Sie sich an den Geburtstag eines Ansprechpartners erinnern lassen, geben Sie bitte das Geburtsdatum in die Ansprechpartnerdaten ein und setzten Sie im Kontrollkästchen vor "Geburtstagserinnerung" einen Haken.
Kann man die Kontakte eines ausgeschiedenen Mitarbeiters einem anderen Mitarbeitern zuordnen?
In der Eigentümerverwaltung im Administrationstool können Sie sich alle zu jedem Benutzer (Eigentümer) zugeordneten Ansprechpartner-Kontakte anzeigen lassen.

Sie haben die Möglichkeit, die Ansprechpartner-Kontakte des bisherigen Eigentümers einem anderen Mitarbeiter zuzuordnen.
Kontakte, die den Status "Öffentlich" besitzen, müssen nicht zugeordnet werden, da diese jedem Benutzer zugänglich sind.
Kann man Kontaktdaten schnell auf dem Desktop ablegen, um den Kontakt später eventuell anzurufen?
Es ist möglich die Stamm- oder Ansprechpartnerdaten auf dem Desktop abzulegen, indem Sie eine Quicknote (elektronische Haftnotiz) aus den geöffneten Stamm- oder Ansprechpartnerdaten erzeugen.
Kann man Kontakten bestimmte Merkmale zuordnen, nach denen man später suchen kann, so dass alle Kontakte mit dem gleichen Merkmal im Suchergebnis angezeigt werden?
Ja, den Stammdaten können Sie zu diesem Zweck Stichworte zuordnen.
Was hat das Schloss-Symbol neben dem Namen des Ansprechpartners in der Ansprechpartnerliste zu bedeuten?
Der Eigentümer des Kontaktes hat diesen auf "Privat" gesetzt.

Nur der Eigentümer des Ansprechpartner-Kontaktes hat daher die Berechtigung alle Daten zu lesen, zu bearbeiten oder zu löschen. Für andere Benutzer werden nur begrenzte Daten angezeigt.
Was hat das Händeschütteln-Symbol neben dem Namen des Ansprechpartners in der Ansprechpartnerliste zu bedeuten?
Der Ansprechpartner hat entweder die Berechtigungsstufe "öffentlich" oder "benutzerdefiniert".

ÖFFENTLICH
Für jeden Benutzer sind alle Daten lesbar und können bearbeitet werden. Nur die Geburtstagserinnerung setzen, die Berechtigungsvergabe des Ansprechpartners verändern und den Ansprechpartner löschen kann ausschließlich der Eigentümer. Für die Ansicht anderer Benutzer ist ein "öffentlicher" Ansprechpartner in der Liste mit einem Händeschütteln-Symbol versehen.

BENUTZERDEFINIERT
Für die vom Eigentümer ausgewählten Benutzer sind die freigegebenen Daten lesbar und können bearbeitet werden. Ein "benutzerdefinierter" Ansprechpartner wird in der Liste ebenfalls mit einem Händeschütteln-Symbol versehen.
Ist es möglich, dass nur authorisierte Benutzer auf bestimmte Kontakte bzw. Kontaktdaten zugreifen können?
Diese Einstellung können Sie unter dem Kartei-Reiter "Freigabe" in den Ansprechpartnerdaten über die Berechtigungsstufen "öffentlich" (jeder kann auf alle Daten zugreifen und Änderungen vornehmen) oder "benutzerdefiniert" (ausgewählte Benutzer oder Abteilungen können auf ausgewählte Daten zugreifen und diese ändern) vornehmen.

Beim Aktiveren der Option "benutzerdefiniert" wird Ihnen eine Tabelle angezeigt. Sind Sie der Eigentümer dieses Ansprechpartners, können Sie per Klick anderen Benutzern den Zugriff auf die Ansprechpartnerdaten freigeben.

Sie können z. B. dem ausgewählten Benutzer individuell den Zugriff auf die Notizen & Memos und/oder auf das E-Mail-Archiv und/oder auf Dokumente freigeben. Dem Benutzer wird dann bei diesem Ansprechpartner nur der Zugriff auf die jeweiligen freigegebenen Ansprechpartnerdaten, z. B. auf die Dokumente gewährt.
Wofür sind die Zusatzfelder in den Ansprechpartnerdaten und kann man diese individualisieren?
In den Zusatzfeldern der Ansprechpartnerdaten können Sie individuelle Informationen ablegen, für die keine entsprechenden Vorgabefelder vorgesehen sind.

Zudem lassen sich die Bezeichnungen sämtlicher Zusatztextfelder in der Administration umbenennen.
Kann man auf den Kalender eines Kollegen zugreifen und darin Änderungen vornehmen?
Ja, Sie können auf den Kalender eines anderen Benutzers zugreifen und Änderungen vornehmen, in dem Sie im geöffneten Kalender den Benutzernamen auswählen.

Es werden nur die Benutzer zur Auswahl angezeigt, die Ihnen ihren Kalender freigegeben haben.
Wie kann man nach ähnlich klingenden Einträge (ähnliche Nachnamen oder Straßenbezeichnungen) suchen?
In der Seitenleiste "Kontakt suchen" können Sie unter "Ähnlichkeitssuche" die Firmenbezeichnung, Hausanschrift, Vorname des Ansprechpartners und/oder Nachname des Ansprechpartners anhaken und über "Suche starten" eine phonetische Suche durchführen.

Unter "Phonetischer Suche" versteht man die Suche nach allen Worten, die akustisch gleich klingen, die aber unterschiedliche Schreibweisen aufweisen können, wie z. B. Mayer, Maier oder Meier oder die versehentlich falsch eingegeben wurden.
Wie ist es möglich, dass die geöffnete Seitenleiste fest eingeblendet bleibt?
Per Klick auf das kleine Pin-Symbol rechts oben in der geöffneten Seitenleiste können Sie jede Seitenleiste feststellen.
Wie können Dubletten erkannt und herausgefiltert werden?
CRM-Plus warnt Sie, wenn Sie z. B. einen Kontakt doppelt anlegen und speichern wollen.

Ebenfalls können Sie vorhandene oder importierte Dubletten mithilfe eines Genauigkeitssensors herausfiltern. So bestimmen Sie die intensivität der Dublettenerkennung.
Wie kann man die E-Mails eines bestimmten Ansprechpartners oder eines ganzen Kontaktes suchen?
In den geöffneten Ansprechpartnerdaten können Sie über die Seitenleiste "E-Mail suchen" unter der Kontakteingrenzung (Bei geöffnetem Kontakt wird der Firmennamen angezeigt.) auswählen.
Wie findet man nur die Adressen, zu denen noch kein Ansprechpartner existiert?
In der Seitenleiste "Kontakt suchen" können Sie die Option "nur Adressen ohne Ansprechp." anhaken.

Als Suchbegriff geben Sie bitte * ein.

In der Erebnisliste sind nur die Adressen enthalten zu denen (noch) kein Ansprechpartner existiert.
Kann man sein eigenes Layout einer Ergebnisliste als Standard speichern, so dass dieses beim nächsten Öffnen der Listenansicht (z. B. Sucherergebnis oder Wiedervorlage) so angezeigt wird?
Ihr selbst erstelltes Layout können Sie über die Schalftläche "Layout" benennen und speichern.

Um das Layout nun als Standard zu definieren, setzen Sie per Klick in das Feld vor "Standard" einen Haken und bestätigen nachfolgende Abfrage mit "Ja". Wenn sie das geöffnete Layout zum Standard setzen, wird es bei jedem Neustart verwendet.
Wo findet man seine zuletzt geführten Telefonate?
Die Anrufhistorie der ein- und ausgehenden Telefonate finden Sie im Quick-Phone-Speicher oder in Ihrer persönlichen MyDay-Ansicht.
Kann man die Ansicht für die Kartei-Reiter Dokumente, Wiedervorlage, Verknüpfungen usw. in den Ansprechpartner- oder Stammdaten vergrößern?
Ja, Sie können die Ansicht auf die ganze Seite vergrößern, in dem Sie auf die kleine blaue Schaltfläche rechts unten klicken.

Um wieder zur normalen Ansicht zurück zu kehren, klicken Sie bitte ein weiteres Mal auf diese Schaltfläche.
Wie kann man alle heutigen oder wöchentlichen Termine, Aufgaben, Wiedervorlagen, Geburtstage, News & Infos auf einen Blick sehen?
Alle heutigen Termine, Aufgaben, Wiedervorlagen, Geburtstage, News & Infos und die zuletzt geöffneten 20 Ansprechpartner erhalten Sie auf einen Blick in Ihrer MyDay-Schaltzentrale. Das Herzstück von CRM-Plus.

Eine Wochenübersicht erhalten Sie ebenfalls in der MyDay-Ansicht.
Wie erkennt man in der Wiedervorlageliste auf einen Blick alle fälligen Wiedervorlagen?
Die Fälligkeit einer Wiedervorlage wird mithilfe der Farbe des Symbols verdeutlicht.

Ein grünes Symbol bedeutet, dass die Wiedervorlage heute fällig ist. Ein gelbex Symbol zeigt an, die Wiedervorlage war gestern fällig und ein rotes Symbol haben alle Datensätze, die vorgestern und davor fällig waren.
Wie kann man eine Wiedervorlage auf einen anderen Termin verschieben?
Markieren Sie in der geöffneten Wiedervorlage-Liste per Klick alle zu verschiebenden Wiedervorlagen.

Über die Schaltfläche "Auswahl" und die Option "Wiedervorlage verschieben" können Sie wählen, ob Sie die selektierte Wiedervorlage um Tage oder zu einem bestimmten Datum verschieben möchten.
Wo kann man Autotexte und Nachschlaglisten für den Schriftverkehr eingeben, ändern oder löschen?
Im Administrationstool können Sie Autotexte & Nachschlaglisten erstellen, bearbeiten oder löschen.

Nachschlaglisten können Sie auch bei der täglichen Arbeit direkt erfassen, bearbeiten oder löschen.
Enthält CRM-Plus einen Urlaubsplaner sowie Projektplaner mit grafischer Überschneidungswarnung?
Ja, Sie können den Planer über Extras aufrufen. Dort können Sie eine Jahreszeit bzw. Projektzeit festlegen. Darin kann anschließend für die Mitarbeiter der Urlaubsplan bzw. diverse Projekte erfasst werden.
Kann man Vertriebsdaten grafisch auswerten?
Ja, verschiedene Diagrammtypen stehen für Ihre Statistik zur Verfügung.
Wo erhalte ich Unterstützung für mein CRM-Plus-Problem?
Wenden Sie sich gerne an unseren Support.
Wie kann man filtern, welche Kontakte für den Faxversand, den E-Mailversand oder den Postversand geeignet sind, weil z. B. bei einigen Kontakten keine Faxnummer, E-Mail-Adresse oder Postadresse eingetragen ist und wie kann man diese bei der Auswahl ausschließen?
Verwenden Sie hierzu unsere Nutzwertanalyse. Sie gibt Auskunft welche Adressen in Ihrem Suchergebnis für E-Mail-Newsletter, welche für Mailings und welche für SMS-Werbung geeignet sind.
Werden die E-Mails beim Synchronisieren nach CRM-Plus in Outlook gelöscht?
Das können Sie selbst bestimmen. Um MS-Outlook selbst schlank zu halten, empfehlen wir Ihnen von Zeit zu Zeit bereits archivierte E-Mails zu löschen. CRM-Plus legt hierzu auf Wunsch direkt in Outlook einen Unterordner aller bereits archivierten E-Mails an.
Wie weiß man, welche E-Mails bereits synchronisiert wurden?
CRM-Plus merkt sich eigenständig den genauen Index für bereits archivierte E-Mails.
Wir verwenden bereits seit mehreren Jahren Microsoft Outlook. Darin haben wir bisher unsere Kontakte und alle E-Mails gespeichert. Kann man beides an CRM-Plus exportieren bzw. übergeben?
Selbstverständlich. CRM-Plus "holt" sich auf Wunsch alle bisherigen Kontakte aus Microsoft Outlook. Die E-Mails werden auch rückwirkend zu Ansprechpartner bezogen archiviert. So verfügen Sie sofort über ein benutzerübergreifendes E-Mail-Archiv aller E-Mails Ihrer Kontakte der letzten Jahre.
Warum ist es nicht möglich die Schaltfläche "Anhang" im E-Mail-Archiv zu öffnen, obwohl das E-Mail einen Anhang besitzt?
Vermutlich wurde bei der E-Mail-Archivierung angegeben, dass keine Dateianhänge archiviert werden. Dies spart Festplattenspeicher, jedoch geht der Anhang der E-Mail verloren. Die E-Mail selbst (formatierter Text) bleibt selbstverständlich erhalten.
Kann man zu einem Vertriebsvorgang ein Angebot oder einen Auftrag nicht nur ausdrucken, sondern direkt als E-Mail bzw. Fax versenden?
Selbstverständlich. Sie können bei der Versandart E-Mail zusätzlich bestimmen, ob z.B. das Angebot als Anhang (Word-Dokument oder Acrobat PDF-Dokument) oder als Fließtext in die E-Mail einbezogen wird.
Kann man bei der Angebots- bzw. Auftragserstellung auf einen Standardtext zurückgreifen?
Sie können beliebig viele Textbausteine (Berichte) erzeugen. Diese können auch formatiert und mit Kontaktplatzhalter versehen sein. Ferner empfehlen wir Ihnen unsere kostenfreie Freeware "Textbausteinverwaltung Deluxe". Mit dieser Textbausteinverwaltung lassen sich sehr einfach Standardtext auch für den täglichen E-Mail-Verkehr verwalten.
Ist es möglich, eine Statistik über meine verkauften Produkte zu erstellen?
Ja. Wechseln Sie zur Vertriebsliste, wenn Sie mitarbeiter- oder produktbezogene Auswertungen wünschen. Wählen Sie in der Ergebnisliste "Statistik", wenn Sie kontaktbezogene Auswertungen wünschen.
Ist es möglich, eine Statistik zum Status oder zur Kontaktart aller im CRM-Plus enthaltenen Kontakte zu erstellen?
Ja. CRM-Plus bietet Ihnen diverse Berichtsvorlagen. Mithilfe des integrierten Berichtsgenerators können Sie auch sehr leicht selbst solche Vorlagen erzeugen.
Kann man zwei unabhängige Angebote am gleichen Tag durch den gleichen Benutzer voneinander trennen und wie?
Kommt es vor, dass Sie an einen Ansprechpartner am selben Tag einen weiteren Vertriebsvorgang mit gleichem Status erfassen, wird dieser zu dem bereits vorhandenen zugeordnet. Als Vertriebsdatum wird das aktuelle Datum übernommen. So erhalten Sie inklusive Ihres Benutzernamens eine eindeutige Bezeichnung des Vertriebsvorgangs
Wie erhält man eine Übersicht über alle erstellten Angebote, Aufträge und verkauften Produkte und wie viele Angebote und Aufträge haben welche Verkaufschance?
Wechseln Sie in die Vertriebsliste. Dort können Sie diverse Auswertungen vornehmen.
Warum werden im Vertrieb einige Angebote, Aufträge usw. statt mit dem Benutzernamen mit N.N. gekennzeichnet?
N.N. steht für Nomen nominandum (lat: Name ist noch zu nennen). Eine andere Deutung des Kürzels ist nomen nescio: der Name ist mir unbekannt. Genau Letzters tritt ein, wenn ein Mitarbeiter nicht stillgelegt, sondern physikalisch aus CRM-Plus gelöscht wurde. Die von ihm getätigten Vertriebsvorgänge bleiben weiterhin bestehen, nur der Benutzername ist nicht mehr bekannt - daher N.N.
Kann man mehrere Teilnehmer zu einem Termin einladen und wie?
Öffnen Sie beliebig viele Kontakte, mit denen Sie einen gemeinsamen Termin wünschen. Jetzt erstellen Sie einen neuen Termin und klicken auf "Kontakte". CRM-Plus bietet dabei eine Auswahl aller zur Zeit geöffneten Kontakte an. Hier selektieren Sie die einzuladenden Kontakte.
Wie kann man einen erstellten Termin oder eine Aufgabe bearbeiten?
Öffnen Sie die Kalenderansicht und erzeugen Sie einen Doppelklick auf den gewünschten Termin oder die Aufgabe.
Kann man auch ohne einen Termin zu erstellen eine Erinnerung erhalten?
Hierzu bietet CRM-Plus eine sehr nützliche Option. Den Quick-Alarm. Anklicken, Betreff und Alarmzeit eingeben, fertig!
Wie kann man sich an einen Termin erinnern lassen?
Klicken Sie auf das Alarmsymbol und geben Sie Datum + Uhrzeit ein.
Ist es möglich, die Überschneidung der Termine einzelner Abteilungen zu überblicken?
Ja. Wechseln Sie in die Kalender/Zeitleistenansicht.
Kann man feststellen, ob ein anderer Benutzer im Haus ist bzw. CRM-Plus nutzt?
Ja. Wechseln Sie in Ihre MyDay-Ansicht und klicken Sie auf Benutzerkarten.
Ist es möglich, Reports und Listen für den Druck nach eigenen Vorstellungen zu erstellen und anzupassen?
Ja. Im Lieferumfang von CRM-Plus befindet sich ein Berichtsgenerator (Report-Editor). Darin können Sie bequem das Layout und die verwendeten Felder für neue und vorhandene Berichte anpassen.
Gibt es die Möglichkeit, alle CRM-Plus-Benutzer in einer Übersicht darzustellen und daraus z. B. Durchwahlnummern oder E-Mail-Adressen erhalten?
Ja, es gibt mehrere Wege. Entweder über die Administration/Benutzer oder über MyDay/Benutzerkarten. Mithilfe des Berichtsgenerators können Sie auch eigene Layouts definieren.
Was ist, wenn man sein Passwort vergessen hat?
Wenden Sie sich an einen Benutzer mit Administratorrechten. Dieser kann Ihnen Ihr Passwort zurücksetzen. Alternativ können Sie das Passwort auch ganz deaktivieren.
Kann man gelesene News & Infos (schwarzes Brett) löschen, die man bereits gelesen hat?
Sie können nur Ihre eigenen News & Infos löschen, ausser Sie haben die Rechte eines Administrators. Es ist jedoch möglich, bereits gelesene News & Infos als "gelesen" zu markieren. Dann erscheinen diese zwar bei anderen Mitarbeitern auch weiterhin, nicht jedoch bei Ihnen.
Bietet CRM-Plus einen Raumplaner oder Resourcenplaner mit grafischer Überschneidungswarnung?
Ja, Sie können den Planer über Extras aufrufen. Dort können Sie Räume oder Gegenstände (Beamer, Autos, u.s.w...) anlegen und verwalten.