Senden Sie Dokumente auch von unterwegs direkt in Ihr Datenarchiv!

Watchdog für Office-n-PDF ist ein ressourcenschonendes Add-On für Office-n-PDF zur automatisierten Archivierung Ihrer Dokumente. So lassen sich Dokumente als Dateien, als eingehende Faxe oder als E-Mails und Scans ohne manuelles Eingreifen automatisch und in Echtzeit rechtssicher archivieren. Die bereits integrierte OCR-Texterkennung wandelt dabei starre PDFs in durchsuchbare Dokumente um. Bei der Texterkennung werden neben Deutsch auch viele weitere Sprachen unterstützt. Neue Dokumente lassen sich zudem als unveränderbares PDF/A-Dokument mit elektronischer Signatur archivieren. So können Sie und das gesamte Team wichtige elektronische Unterlagen revisionssicher in einer gemeinsamen Dokumentendatenbank ablegen.

Voraussetzung ist lediglich eine Vollversion von Office-n-PDF in der Standard- oder Professional-Edition.

Mit Watchdog für Office-n-PDF können beispielsweise Außendienstmitarbeiter Unterlagen per E-Mail direkt in das Datenbanksystem der Zentrale senden. Diese stehen ohne zeitliche Verzögerung unmittelbar dem gesamten Team zur Weiterverarbeitung zur Verfügung.

Automatische Einordnung eingehender Dokumente per Regelassistent

Der neue Regelassistent ermöglicht es ab sofort, die gesamte Datenstruktur eingehender Dokumente hintergrundgesteuert zu analysieren und eigenständig im Dokumentenarchiv dem passenden Archivzweig zuzuordnen.

So werden z. B. alle eingehenden Rechnungen der Telekom im Archivzweig für "Eingehende Rechnungen" ganz ohne Ihr Zutun hintergrundgesteuert archiviert, während neue Bestellungen beispielsweise im Archivordner "Neubestellungen" archiviert werden. Zudem können Metadatenfelder generiert, Schlagwörter zugeordnet und Kennungen vergeben werden - all das gänzlich automatisch und ohne menschliches Einwirken.
"Dank der eigenständigen Hintergrundarbeit von Watchdog wurden unsere Arbeitsabläufe so optimiert, dass alle eingehenden Faxe, Anfragen und Begleitdokumente in Sekundenschnelle beim zuständigen Mitarbeiter zur Bearbeitung vorliegen. Wir sind begeistert von der einfachen Handhabung dieser Software."

Unbeaufsichtige Hintergrundarchivierung

Watchdog verhilft zur zeitnahen und zentralen Verfügbarkeit von Informationen, ohne die Notwendigkeit, Dokumente manuell zu archivieren. Dabei werden nicht durchsuchbare Texte automatisch durchsuchbar gemacht.

Mehrplatzunterstützung ohne zeitliche Verzögerung

Mitarbeiter der gesamten Netzwerkumgebung erhalten neu archivierte Dokumente unmittelbar nach Abschluss des Archivierungsprozesses. So können beispielsweise Bestelleingänge zügig bearbeitet werden

Unterstützt Scanner mit automatischer Ordnerablage

Dokumente, welche Ihr Scanner oder Ihr Faxgerät als PDF und Bilddatei erzeugen, werden ohne zeitliche Verzögerung einer OCR-Texterkennung unterzogen und als Volltextdokument archiviert.

Mehrsprachige OCR-Texterkennung

Was liegt bei Verwendung eines "Profi-Textsammlers" näher, als sämtliche Texte auch systemweit als Textbausteine zu nutzen?
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Die JBSoftware Unternehmensgruppe zählt viele nationale und internationale Unternehmen, Banken, Vereine, Schulen, Ärzte, Rechtsanwälte, Behörden und Privatanwender zu ihren zufriedenen Kunden.

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Die JBSoftware entwickelt bereits seit über 25 Jahren Lösungen, welche u. a. den hohen Anforderungen der GoBD des deutschen Bundesfinanzministeriums entsprechen. Dabei arbeiten wir fortwährend daran, unsere Softwareprodukte jederzeit nach neuen Standards zu gestalten und entwickeln unsere Produkte regelmäßig weiter oder lassen Individuallösungen entstehen, welche in unser Spezialgebiet passen. So errang die JBSoftware beispielsweise auch bereits den Best Practice Award in Mannheim. >> Mehr dazu...