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Friday, May 25, 2018
Gar nicht weit von unserem Support-Center entfernt, ereignete sich im August 2017 folgende Begebenheit:

Der Rentner Peter S. findet in Frankfurt Bornheim (Hessen) knapp 200 Aktenordner mit zum Teil hochsensiblen personenbezogenen Daten, achtlos entsorgt auf einem Radweg zwischen einem Friedhof und einer Kleingartenanlage. Dieser Aktenberg voller vertraulicher Daten stellt nach der bereits ein Jahr zuvor in Kraft getretenen EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) eine absolute Katastrophe dar, welche seit dem 25. Mai 2018 auch empfindliche Geldbußen von bis zu vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes beziehungsweise von bis zu 20 Millionen Euro für ein dafür verantwortliches Unternehmen nach sich ziehen kann. Die besagten Dokumente entstammten offensichtlich einer – mittlerweile wohl nicht mehr existierenden – Gebäudereinigungsfirma.

Wie sich an diesem Ereignis gut erkennen lässt, ergibt sich aus der EU-DSGVO und den GoBD keineswegs ein Widerspruch und Unternehmen jeglicher Größenordnung sollten nicht erst durch derartige Geschehnisse sensibilisiert sein. Ein speziell zur elektronischen Archivierung vollindexiertes, nachvollziehbares sowie revisionssicheres digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) aufbewahrungspflichtiger oder aufbewahrungswürdiger Informationen und Dokumente entspricht nicht nur den strengen Kriterien der GoBD, sondern insbesondere auch der EU-DSGVO.

Denn nur mit einem vor unbefugtem Zugriff geschützten Dokumentenarchivsystem stellen Sie sicher, dass kein Mitarbeiter – wenn auch nur versehentlich – Einblicke in personenbezogene Daten erhält, obgleich er für seine Tätigkeit diese spezifischen Daten weder benötigt noch verarbeiten darf. Ein solch „unbefugter Mitarbeiter“ könnte schon deshalb teuer werden, wenn er von solchen „Datenlücken“ Kenntnis hat und beim - möglicherweise unfreiwilligen - Verlassen des Unternehmens den Unternehmer „anschwärzen“ könnte.

Die JBSoftware Unternehmensgruppe bietet mit der Professional-Edition von Office-n-PDF „Made in Germany“ dazu ein recht ausgeklügeltes Berechtigungskonzept. So lassen sich nicht einfach nur pauschale Zugriffsrechte für einzelne Benutzer und Gruppen einrichten, sondern beispielsweise auch Schreib- und Lesezugriffe gesondert vergeben. Aber auch Export- und Drucksperren lassen sich aktivieren, so dass ein Benutzer firmeninterne Daten zwar „sehen“ aber nicht unmittelbar exportieren oder ausdrucken kann. Darüber hinaus lässt sich mit Office-n-PDF auch das durch die EU-DSGVO eingeforderte „Recht auf Löschung“ (Recht auf Vergessenwerden, Art. 17 der DSGVO) ganz einfach mittels „Verfallsdatum“ realisieren.

Und sollten sich unsere Wege einmal trennen, können Sie dank des integrierten Strukturexports sämtliche Daten 1:1 in der bereits über Jahre in Office-n-PDF mühsam aufgebauten Baumstruktur exportieren (Berechtigung natürlich vorausgesetzt).

Office-n-PDF lässt sich außerdem auch als so genannte „Kontaktakte“ in unser Customer-Relationship-Managementsystem „CRM-Plus“ sowie in viele andere Hyperlink-kompatible CRM- und ERP-Systeme einbinden. Dieses innovative Softwarekonzept bietet die JBSoftware Unternehmensgruppe mit ihrer fast 30 Jahren fachspezifischer Erfahrung im Bereich des professionellen Kontakt- und Informationsmanagements unter anderem durch unseren regelmäßig gelobten Support, der von einem Team aus hochversierten IT-Experten geleistet wird.

Fazit: Zwischen der GoBD und der EU-DSGVO besteht bezüglich der Datensicherheit eine hohe Konvergenz. So unterliegen personenbezogene Daten der EU-DSGVO und dabei unverändert auch den gesetzlich geregelten Aufbewahrungsfristen der strengen Grundsätze zur rechtssicheren digitalen Archivierung (GoBD).

Seien auch Sie bereit für die digitale Zukunft und testen uns und unsere Produkte noch heute! Lassen Sie sich von dem stets intuitiven Bedienkonzept unserer Lösungen begeistern und sichern Sie sich wichtige Wettbewerbsvorteile durch frühzeitige Umstellung auf eine revisionssichere elektronische Archivlösung mit einer konstant hohen Performance, selbst bei vielen hunderttausenden von Dokumenten unterschiedlichster Dateiformate - hoch flexibel und skalierbar!


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