Das Limit von max. 8 Arbeitsplätzen für die Standard-Edition auf 15 angehoben
Erweiterte Programmeinstellungen
Kantenglättungsfilter für mehr Schärfe größenveränderter Bilder
Verbessertes Handling für Drag'n'Drop
Einfaches Hinzufügen von Schlagworten
Vereinfachte Kennungssymbolauswahl
Neue Funktionen in Office-n-PDF 2

Entspricht den aktuellen gesetzlichen Anforderungen zu GoBD (Az.: IVA4 - S 0316/13/10003, vom 1. Januar 2015)

Dauerhaft hinzuschaltbare alphabetische Sortierung der Baumstruktur
Datencontainer lassen sich ab sofort rein optional verschlüsseln
Schnellere Scan-Engine mit nativer Unterstützung für AVE (Einzelblatteinzug) und Trennblatterkennung
PDF-Titel für gescannte Dokumente lassen sich mittels Variablen vordefinieren
Die Texterkennung unterstützt nun auch weitere Sprachen ( z. B. Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch)
Drag'n'Drop jetzt auch von Office-n-PDF nach Windows sowie direkt nach Fremdanwendungen
Mehrere Dokumente im Listenmodus selektieren und gemeinsam Schlagworte zuteilen
Mehrere Dokumente im Listenmodus selektieren und kopieren, verschieben oder als E-Mail Anhänge versenden
Dokumentenübersicht aller mit Verfallsdatum versehenen Dokumente einsehen
Dokumentenübersicht aller zuletzt in der Datenbank geänderten Dokumente einsehen
PDF/A-Konvertierung mit Validierung für nicht PDF/A-konforme Dokumente
Für unterschiedliche Scanner-Einstellungen können ab sofort Scan-Profile angelegt werden
Direkt zugängliche Scanner-Schaltfläche
Es lassen sich einzelne Seiten aus einem Dokument extrahieren
F11 zum schnellen Ein-/Ausblenden der Baumstruktur
Neue Gruppierungsoptionen, wie nach Anlagen, Verknüpfungen oder nach Verfallsdatum
Trennen und Erweitern (Split- und Merge-Funktionen) für bereits archivierte Dokumente
Automatische Umlauterkennung für beschädigte oder fehlerhafte E-Mails im Unicode-Format
Ein mögliches Verfallsdatum wird nun auch in der rechten Seitenleiste angezeigt
PDF-spezifische Eigenschaften, wie Autor, Thema, Schlüsselwörter können bearbeitet werden.
Es kann jetzt auch nach Dateierstellungs- und dem Dateiänderungsdatum gesucht werden
Kompatibel zu Windows 10 und SQL Server 2016
Außerdem erleichtern viele kleine Änderungen im Detail die tägliche Arbeit mit dem neuen Office-n-PDF.
Erreichen Sie die Unveränderbarkeit Ihrer Dokumente durch eine digitale Signatur und archivieren Sie Ihre Dokumente im PDF/A-Format, dem Langzeitarchivierungsformat digitaler Dokumente, welches von der International Organization for Standardization (ISO) als Subset des Portable Document Format (PDF) genormt wurde.

Die Norm wurde im Jahr 2005 als ISO 19005-1:2005 spezifiziert.
Sorgen Sie für die für Unternehmen so wichtige Rechtsklarheit. Denn Office-n-PDF entspricht bereits den aktuellen "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD - Az.: IVA4 - S 0316/13/10003 | DOK 2014/0353090") vom 1. Januar 2015.

Textbausteinverwaltung ohne Spyware, Adware, Malware

Revisionssichere Langzeitarchivierung durch PDF/A und Signatur


Mit Hilfe des neuen Metadateneditors lassen sich persönliche Datenmasken erstellen, in denen sich dokumentenbezogene Zusatzinformationen ablegen lassen, so zum Beispiel die ISBN-Nummer eines Buches oder das Rechnungsdatum nebst Eingangsvermerk.

Unterstützt werden neben freien Textfeldern auch Options-, Datums-, Kombinations- und Nachschlaglistenfelder.

Metadateneditor und komfortable Suchmuster

Mit den neuen Windows-konformen Hyperlinks können in Fremdanwendungen eingefügt und als Standard-Hyperlink angewendet werden. Zusätzlich werden ab sofort auch diverse Befehlszeilenparameter unterstützt. Hierdurch können Fremdanwendungen direkt auf Dokumente oder Ordnerstrukturen innerhalb Office-n-PDF verweisen. Damit ist es beispielsweise möglich, dass eine CRM-Anwendung die in Office-n-PDF hinterlegte Kundenakte öffnen kann.

Hyperlinks und Befehlszeilenparameter für externe Anwendungen
Die neue Scan-Engine ist schneller in der Batchverarbeitung, erzeugt komprimierte PDF/A-konforme, digital signierte Dokumente und verbraucht weniger Ressourcen.

Dank Duplexscan lassen sich auch doppelseitige Dokumente problemlos scannen.

Durch die automatische Trennblatterkennung lassen sich ganze Papierstapel mit nur einem Scan-Vorgang verarbeiten.

Neue Scan-Engine mit Trennblatterkennung, nativem Duplexscan und PDF/A-Unterstützung
Stempeln Sie Ihre archivierten Dokumente mit nur einem Klick. So können Dokumente beispielsweise ganz unkompliziert mit einem "Erledigt", "Intern" oder "Bezahlt" gekennzeichnet werden.

Umfangreiche Stempelsammlung
Wiederkehrende Suchanfragen lassen sich mit nur einem Klick als Suchmuster speichern und zur späteren Wiederverwendung jederzeit erneut aufrufen.

Dabei lassen sich nicht nur persönliche Suchmuster, sondern auch Suchmuster für die gemeinsame Dokumentenrecherche im Team erstellen.

Persönliche und gemeinsame Suchmusterverwaltung
Mittels neuer Filterfunktionen wartet Office-n-PDF mit unterschiedlichsten Sichten auf archivierte Dokumente auf. So können beispielsweise Dokumente nach Index, alle verwendeten Schlagworte, Verfallsdatum oder nach Dateianhängen sortiert und gruppiert werden.

Verschiedene Sichten auf Ihren Datenpool

Weitere Neuerungen
Mit der neuen Scanner-Unterstützung können Sie riesige Mengen unterschiedlichster Papierdokumente, wie z. B. Rechnungen, Projektdaten, Kalkulationen, Präsentationen und sonstige Unterlagen ohne eine zusätzliche Anwendung direkt eingescannt und archiviert werden.

Direktes einscannen von Papierdokumenten
Die integrierte OCR-Texterkennung wandelt eingescannte Papierunterlagen in Sekundenschnelle in durchsuchbare PDF-Dokumente um. Anschließend stehen diese Ihnen als auch dem gesamten Team per Schlagwort- und Volltextsuche zur Verfügung. Aber nicht nur für eingescannte Papierdokumente wird eine Texterkennung durchgeführt, auch bislang nicht durchsuchbare PDF-Dokumente sowie Bilder und sonstige Grafikdateien können mittels der neuen OCR-Texterkennung durchsuchbar gemacht werden.

Automatische OCR-Texterkennung auch für vorhandene PDF-Dokumente
Mit dem Add-In für Microsoft Outlook können E-Mails ganz einfach per Schaltfläche direkt an Office-n-PDF übergeben werden.

Neu ist auch hier die OCR-Funktion für E-Mail-Anhänge bei Verwendung der Professional-Edition. Wenn Sie aus Microsoft Outlook E-Mails mit Anhängen archivieren, werden diese auf Wunsch per Texterkennung gewandelt und dem Suchindex hinzugefügt.

Erweiterte Archivfunktionen für Microsoft Outlook
Dank des neuen PDF-Druckers können Sie Dokumente aber auch zum Beispiel Webseiten aus jeder beliebigen Anwendung heraus im Handumdrehen archivieren.

Somit können Sie auch dann Dateien und Dokumente archivieren, wenn es sich um ein seltenes Dateiformat handelt. Einfach die Datei oder die Webseite öffnen, drucken ausführen, schon wird archiviert!

Universelle Dateiunterstützung mittels generischem Druckertreiber
Neben dem neuen Add-In für Microsoft Outlook bietet Office-n-PDF auch Add-Ins für Microsoft Word, Excel und PowerPoint.

Mit diesen Add-Ins können Sie ohne Office-n-PDF zuvor starten zu müssen, direkt und ohne Umwege jede geöffnete Microsoft Office Datei mit nur einem Mauklick archivieren.

Add-Ins für Microsoft Office
Die rechte Seitenleiste wurde erweitert und bietet nun auch die Option für Kurzbeschreibungen und Benutzerkommentare.

Mit der Kurzbeschreibung ist es dem Anwender u. a. möglich, zusätzliche Informationen einem Dokument zuzuordnen.

Mit Kommentaren können insbesondere bei der Mehrplatzumgebung die Mitarbeiter einer Abteilung oder der ganzen Firma Informationen, Bewertungen oder einfach nur Randnotizen den einzelnen Dokumenten hinzufügen.

Seitenleiste für mehr Details
Ein Klick und Sie können jetzt von einer Textsuche direkt zur Trefferliste wechseln. Diese ermöglicht einen besseren Überblick aller in einem Dokument enthaltenen Fundstellen.

Schneller Wechsel zur Trefferliste vereinfacht die Detailsuche
Für die Professional-Edition wurde das Benutzerrechtemanagement nochmals stark erweitert.

So wurde z. B. die Rechtevergabe und die Benutzerdefinition optimiert. Unter anderem können Berechtigungen an ganze Ordnerstrukturen weiter vererbt werden.

Erweiterte Gruppenmitgliedsinformationen sorgen zudem für mehr Überblick.

Erweiterte Gruppenmitgliedsinformationen mit Vererbung von Zugriffs- und Bearbeitungsrechten
Der Suchassistent bietet jetzt weitere Filtermöglichkeiten für eine effektive Dokumentenrecherche. Dieser kann nun zusätzlich zur UND-/ODER-/NICHT-Suche und neben der Suche nach Erstellungs- und Änderungsdatum auch nach Kommentaren sowie nach dem Dateinamen oder Inhalt bei archivierten Anhängen suchen.

Optimierter Suchassistent
Außerdem erleichtern viele kleine Änderungen im Detail die tägliche Arbeit mit dem neuen Office-n-PDF.

Weitere Neuerungen

Komfortable Wiedervorlage

Das neu integrierte Wiedervorlagesystem erinnert Sie rechtzeitig und mittels Popup-Fenster oberhalb Ihrer Windows-Taskleiste dezent an bevorstehende Arbeitsvorgänge.

E-Mail-Archivierung jetzt auch für Mozilla Thunderbird, SeaMonkey, FoxMail, The Bat! u.v.m.

Ab Version 4 werden neben Microsoft Outlook jetzt auch weitere E-Mail-Clients zur unkomplizierten E-Mail-Archivierung mittels Drag'n'Drop unterstützt. Selektieren Sie die zu archivierenden E-Mails in Ihrem E-Mail-Client, ziehen diese nach Office-n-PDF und lassen diese einfach im gewünschten Archivordner fallen.

Optional können in der Professional-Edition zudem auch E-Mail-Dateianhänge archiviert und indexiert werden.

Vereinfachte Seitenentnahme und einfache Übertragung von einzelnen Seiten in andere Dokumente

Neue Dialogfenster ermöglichen eine vereinfachte Seitenentnahme einzelner Seiten aus bereits archivierten Dokumenten. Dabei können diese entweder gelöscht oder in ein anderes Dokument übertragen werden.

Drag'n'Drop mit Mehrfachselektion aus Ergebnislisten

Ab Version 4 lassen sich nun mehrere Elemente in der Listenansicht selektieren und gemeinsam mittels Drag'n'Drop in einen anderen Ordner Ihrer Baumstruktur verschieben.

Einfache Metadaten-Wertzuordnung mittels Kontextmenü
Selektieren Sie innerhalb Ihrer Dokumente einen Textabschnitt und wählen über die rechte Maustaste ein Metadatenfeld. Mit dieser Zuordnung wird der Text als Metadatenfeldwert übernommen und es kann von nun an zu jeder Zeit als Metadatenfeldwert wiedergefunden werden.

Metadaten-Layoutübertragung an weitere Dokumentendatenbanken

Ein einmal mühselig erstelltes Eingabelayout für Ihre Metadaten möchten Sie eventuell in einer anderen Datenbank ebenfalls verwenden. Dazu mussten Sie bis Version 3 jedes einzelne Feld erneut anlegen und auch Nachschlagwerte neu erfassen.

Mit der neuen Kopierfunktion sind Metadatenlayouts ab sofort mit nur einem Mausklick in andere Datenbanken übertragbar.

Kurzbeschreibung der Dokumente optional mit in die Volltextsuche integrieren

Eine weitere Besonderheit bietet die optional in die Volltextsuche integrierbare Kurzbeschreibung. Oftmals ist es so, dass man in Dokumenten nach bestimmten Synonymen suchen muss, welche als Wort im gesuchten Dokument nicht vorkommen. Legen Sie zukünftig Alternativwörter einfach in der Kurzbeschreibung Ihrer Dokumente ab und schon findet Office-n-PDF diese Dokumente auch dann mittels Volltextsuche, wenn es Wörter sind, welche im eigentlichen Dokument nicht enthalten sind.

Schlagworte lassen sich jetzt im Importassistenten oder per Mehrfachselektion vergeben
Oft kann es sein, dass sich eine Menge an zu importierenden Dokumenten ein oder mehrere Schlagwörter teilen. Kontraproduktiv ist es daher, wenn nach einem Import von z. B. 100 Dokumenten jedem einzelnen Dokument eine Reihe von Schlagwörtern manuell zugeordnet werden müsste. Mit der neuen Version lassen sich bereits während des Imports oder auch später per Mehrfachselektion eine beliebige Anzahl an Schlagwörtern neu zuweisen oder entfernen.

Neue Sichtenfilter

Version 4 wurde um weitere Sichtenfilter ergänzt. Diese sind im Einzelnen:

    - Durchsuchbare Dokumente
    - Nicht durchsuchbare Dokumente
    - Dokumente mit Kennwort-Schreibschutz
    - Dokumente mit Metadaten
    - Dokumente ohne Metadaten

Neue Optionen für Mehrfachselektionen in Ergebnislisten

Mehrere Dokumente lassen sich nun auch im ZIP-Format, optional mit Kennwort, versenden. Außerdem können mehrere Dokumente nun auch per Mausklick miteinander zu einem neuen Dokument verbunden werden.

Beschleunigte und ressourcenschonendere OCR-Texterkennung mit verbesserter Texterkennungsqualität

Eine verbesserte OCR-Engine sorgt nicht nur für bessere Ergebnisse der Texterkennung, sie ist zudem wesentlich ressourcenschonender und dabei performanter gegenüber Version 3.

- Ressourcenschonendere und schnellere Texterkennung
- OCR mit verbesserter Tabellenerkennung
- Verbesserte Texterkennungsqualität
- Verbesserte Unterstützung für Bildformate
- reduzierte Größe bei schwarz-weiß oder graustufig gescannten Dokumenten

Neues Flat-Design, wahlweise mit Symbolgröße 24 x 24

Die Benutzeroberfläche wurde modernisiert und es steht die neue Symbolgröße 24x24 für hochauflösende Monitore zur Verfügung.

Außerdem erleichtern viele kleine Änderungen im Detail die tägliche Arbeit mit dem neuen Office-n-PDF 4.

Weitere Neuerungen
Informationsleiste, welche über Dokumente mit Verfallsdatum oder einem Wiedervorlagedatum informiert
Listenfilter zur Eingrenzung von Suchtreffern innerhalb von Ergebnislisten
Verbesserte Word-Konvertierung, wenn auf dem System kein Word installiert ist.
LEO Englisch-Deutsch-Wörterbuch integriert
Verbesserte Scanqualität für graustufig gescannte Dokumente
Der Duden als Nachschlagequelle integriert
Die Stempelsammlung wurde erweitert
Bei der E-Mail-Archivierung kann zur besseren Sortierung das Sendedatum vorangesetzt werden
Kompatibel zu Windows 10 Creators Update
Die optimierte OCR-Texterkennungsengine unterstützt ab sofort auch Englisch (weitere Sprachpakete folgen), ist deutlich schneller und präziser.
Der hinzuschaltbare Bildrauschfilter sorgt auch bei schlechtem Ausgangsmaterial für ein optimales Texterkennungsergebnis.
Die neue PDF-Dateigrößenkomprimierung sorgt auch ohne Qualitätsverlust für kleine PDF-Dateien.

Verbesserte OCR-Texterkennung mit Bildrauschfilter und Dateigrößenkomprimierung
Neue Funktionen in Office-n-PDF 3
JBSOFTWARE
KONTAKTMANAGEMENT
TEXTVERARBEITUNG
SCANNEN & ARCHIVIERUNG