Office-n-PDF :: PDF-basierte Dokumentenverwaltung mit Volltextsuche
"Wer mit der Shareware-Version, die 30 Tage lang gültig ist,
gute Erfahrungen macht, und das ist recht wahrscheinlich,
wird danach sicher die Kaufoption ziehen."
Produkte ˃ Office-n-PDF
Ab sofort brandaktuelle Version 3 verfügbar!
Textbausteinverwaltung, made in Germany

Textbausteinverwaltung ohne Spyware, Adware, Malware

Die flexible elektronische Dokumentenverwaltung

Branchenunabhängiges Dokumentenmanagementsystem (DMS) zur revisionssicheren Langzeitarchivierung (PDF/A)



Unser PDF-Experte erreicht die Unveränderbarkeit Ihrer Dokumente durch digitale Signaturen und der Archivierung im PDF/A-Format, dem Format zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente, welches von der International Organization for Standardization (ISO) als Subset des Portable Document Format (PDF) genormt wurde. Die Norm wurde im Jahr 2005 als ISO 19005-1:2005 spezifiziert.
Namhafte Unternehmen setzen Office-n-PDF erfolgreich ein, so zum Beispiel
T-Systems mit über hundert Arbeitsplätzen für den Innen- und Außendienst.
· Vorteile
Zentrale und schnelle Verfügbarkeit von Informationen
Platzsparende und sichere Aufbewahrung von Dokumenten
Direktes Einscannen mit Texterkennung, ohne zusätzliche Scanner-Software
Gliederung und Zusammenführung von Daten, Fakten, Inhalten
Vereinfachung und Beschleunigung der Workflows
Zeitnahe und sichere Bearbeitung von Geschäftsvorfällen
Dokumentation und Verwaltung einer Änderungs-/Bearbeitungshistorie
Sicherheit und Transparenz in der Teamarbeit
·

Dokumentenarchiv

Office-n-PDF wartet mit einem leistungsstarken Dokumentenarchiv auf. Dokumente werden vollständig, indexiert, unverändert und verschlüsselt der elektronischen Archivierung überführt und zusätzlich als einheitliches PDF vektorisiert.
· Import
Mithilfe des Importassistenten können Sie komfortabel unzählige Dokumente unterschiedlicher Formate von Ihrem System in Office-n-PDF übernehmen. Zudem lassen sich E-Mails direkt aus Microsoft Outlook hinzufügen. Dabei werden die original E-Mail-Dokumente inklusive Anhänge archiviert und sind jederzeit auch dann wieder im Original abrufbar, wenn das ursprüngliche E-Mail bereits gelöscht wurde.
· Recherche
Über die Dokumentensuche können Sie in den Ordnern und Dokumenten der gesamten Datenbank nach bestimmten Begriffen suchen. Mit der integrierten Volltext-
suche sind die gesuchten Dokumente in Sekundenschnelle aufgerufen. Mithilfe des Suchassistenten kann die Suche erweitert oder auch eingegrenzt werden.
Nutzen Sie insbesondere die Suche nach Dateiname, Verfasser, Thema und Kennungen oder wählen Sie Schlagworte für Ihre Recherche aus.
·

Legen Sie los - Egal ob als Einzelplatz oder gemeinsam im Team

Office-n-PDF ist ein Dokumentenmanagement mit Checkin/Checkout und in der Professional-Edition mit einer Benutzer- und Rechteverwaltung und somit auch bestens für Teamwork geeignet.

Die Mehrplatzversion ermöglicht es, Dokumente schnell und strukturiert zu archivieren, blitzschnell wieder zu finden, aus- und wieder einzuchecken sowie mit Benutzerrechten und Kennworten zu versehen. Dabei entspricht Office-n-PDF den rechtlichen Anforderungen zur digitalen Archivierung (GoBD)

· Die Teamarbeit wird insbesondere gefördert durch
gemeinsames Checkin/Checkout
benutzerübergreifende Verwaltung der Versionshistorie
Vergabe von Benutzerrechten
Optionale Dateiarchivierung als Anhang (z. B. Bildmaterial oder Audio-, Video)
· Was sind die Stärken von Office-n-PDF?
Office-n-PDF konzentriert sich insbesondere auf die rechtssichere Langzeitarchivierung von PDF-Dokumenten.

Daneben können aber auch alle sonstigen gängigen Textformate, wie Microsoft Word-, Excel-, HTML-, Open-/Libre-Office- und sonstige Dokument- und Dateitypen dem Archiv hinzugefügt werden. Dabei stehen dann auch diese zusätzlich im vektorisierten PDF-Dokumentenformat zur Verfügung.
· Überzeugen Sie sich selbst von der einfachen Bedienung!
Office-n-PDF setzt auf Übersichtlichkeit mithilfe der bewährten Baumstruktur, in der alle Dokumente in Ordnern und Unterordnern hierarchisch abgelegt sind. Die Bedienung und Benutzerführung baut auf die vertrauten Office-Funktionen, die im täglichen Umgang mit Bürosoftware in Fleisch und Blut übergegangen sind.

Die Anwendung ist selbsterklärend, bietet Tooltipps und kleine Erläuterungen an passender Stelle. Ein ausführliches Handbuch mit Schnelleinstiegskapitel und die integrierte Programmhilfe lassen keine Fragen offen. Ohne großes Einarbeiten können Sie direkt zum Tagesgeschäft übergehen.
Langzeitarchivierung im sicheren PDF/A-Format mit digitaler Signatur und rechtskonform
Aktivierbarer Strukturexport im Originaldateiformat (Hierdurch bleiben sämtliche Dokumente herstellerunabhängig archiviert!)
Scanner-Schnittstelle mit mehrsprachiger OCR-Texterkennung und nativer AVE-Unterstützung mit Trennblatterkennung
Im- und Export-Assistent für den Batch Im-/Export wichtiger Dateiformate
Indexierung von Dokumenten beliebiger Dateiformate (z. B. Word-/Excel-Dateien)
Kennwortschutz und 128-Bit-AES-Verschlüsselung mit komprimierter Archivierung
Dokumentenübergreifende Schlagwortliste
Unterstützt Adobe Acrobat PDF-Lesezeichen
Extrem schnelle Volltextsuche, Und-/Oder-Suche, Such-Assistent (auch für Dokumentenanhänge)
Konvertiert nicht durchsuchbare PDF-Dokumente in durchsuchbare PDF-Dokumente
Unterstützt auch Dokumente aus Libre- und OpenOffice
Farbzuordnung und mehrere hundert Kennungssymbole zur optischen Kategorisierung
Stempelfunktion, Notiz-, Legenden- und Zeichenwerkzeuge
Verfallsdatum für archivierte Dokumente
Metadateneditor zur einfachen Erstellung individueller Dateneingabemasken
Remote-Unterstützung mittels VPN
E-Mail Archivierung inkl. Formatierung und Anlagen
Benutzer-/Rechteverwaltung (Professional-Edition)
Archivierung und Indexierung von Dokumentenanhängen (Professional-Edition)
Favoritenverwaltung und Sichten-Unterstützung
Unterstützt in der Professional-Edition den Microsoft SQL-Server
Unsere Webseite wurde wiederholt von Trainerlink.de zu
einer der besten Webadressen zur Weiterbildung gewählt.
Top Weiterbildungsseite
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Die JBSoftware zählt viele nationale und internationale Unternehmen, Banken, Vereine,
Schulen, Ärzte, Rechtsanwälte, Behörden und Privatanweder zu ihren zufriedenen Kunden.
Office-n-PDF bietet nicht nur viel Unter-
stützung für die Bewältigung aller an-
fallenden Dokumente und Daten. Es
lässt sich auch noch, bei all dieser Funktionsvielfalt, einfach und intuitiv bedienen. Daher bekommt Office-n-PDF
ein "Absolut empfehlenswert".
Axel Gerken, leitender Redakteur für 
DownloadMix.de und GamesMix.de
Office-n-PDF ist ein leicht zu bedienendes, übersicht-liches, hierarchisch strukturiertes, PDF-basiertes Ablage-system für Dokumente verschiedener Formate. Das Tool besticht mit einem sehr schnellen Suchindex und einer modernen PDF-Engine zur prompten Darstellung archi-vierter Dokumente.

Scanner-Unterstützung

Dank der Scanner-Unterstützung mit Trennblatterkennung können riesige Mengen unterschiedlichster Dokumente, wie z. B. Rechnungen, Projektdaten, Präsentationen, Kalkulationen sowie sonstige Unterlagen direkt archiviert und auch konvertiert werden.

OCR-Texterkennung für analoge Dokumente

Die integrierte OCR-Texterkennung wandelt Dokumente in Sekundenschnelle in durchsuchbare PDF-Dateien um, die Ihnen als auch dem gesamten Team sofort per Schlagwort- und Volltextsuche zur Verfügung stehen.
Wir haben die Software ausgiebig getestet und als Ergebnis zeichnete sich schnell ab,
dass wir mit Office-n-PDF absolut richtig liegen.
Zitat zu Office-n-PDF
Zitat Ende
, Eschborn
Eine sehr mächtige, gut strukturierte Software, deren konsequenter Einsatz sowohl
Verwaltung und Ablage als auch das Wiederfnden von Dokumenten deutlich erleichtert.
Zitat zu Office-n-PDF
Zitat Ende
Office-n-PDF entspricht den rechtlichen Anforderungen zur digitalen Langzeitarchivierung (GoBD)

Mit Office-n-PDF sorgen Sie für die für Unternehmen so wichtige Rechtsklarheit. Denn Office-n-PDF entspricht den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Diese Regelungen gelten seit dem 01.01.2015 u. a. für Aufzeichnungen steuerrelevanter Daten (insbesondere somit auch zur Aufbewahrung in elektronischer Form).

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