Welchen Nutzwert hat die Dokumentenverwaltung Office-n-PDF?
Was ist Office-n-PDF?

Office-n-PDF ist ein universell und branchenunabhängig einsetzbares Dokumentenmanagementsystem (DMS), welches als strukturiertes Nachschlagewerk aller archivierten Dokumente dient, die ad hoc benötigt werden.

Wobei hilft das DMS?



Egal ob Telefonrechnungen, Schriftverkehr, Bestellungen, E-Mails, Abrechnungen oder jegliche Unterlagen, für die entsprechende Aufbewahrungsfristen bestehen - zum Archivieren und Wiederfinden aller Dokumente hilft Office-n-PDF schnell, einfach und zuverlässig.
Als Einzel- oder Mehrplatzlösung

Office-n-PDF ist ein elektronisches DMS - auch fürs Team!
Denn die Netzwerkversion unterstützt problemos mehrere hundert Arbeitsplätze. Nutzen Sie den gemeinsamen Datenzugriff über das lokale Netzwerk oder standortübergreifend über VPN.
Office-n-PDF entspricht den rechtlichen Anforderungen

Sorgen Sie für die wichtige Rechtsklarheit. Denn Office-n-PDF entspricht den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
Was sind die Stärken von Office-n-PDF?

Das Dokumentenmanagementsystem konzentriert sich vornehmlich auf die Archivierung von PDF-Dokumenten.

Daneben können dem Archiv aber auch alle gängigen Textformate, wie Microsoft Word-, Excel-, HTML- und sonstige Dokumente- und Dateitypen hinzugefügt werden. Dabei stehen dann auch diese einheitlich im PDF-Dokumentenformat zur Verfügung.

Zudem lassen sich E-Mails aus Outlook, Thunderbird, SeaMonkey, The Bat!, Foxmail u.v.m. inkl. Anlagen importieren und archivieren.
Importieren und scannen mit PDF/A und Signatur

Mittels integrierter Scanner-Unterstützung und Texterkennung stehen in Sekundenschnelle durchsuchbare PDF-Dateien Ihnen, dem Team und der ganzen Firma zur Verfügung. Mit Hilfe von Suchassistenten und persönlichen Suchmustern können auch komplexe Rechercheanfragen zügig durchgeführt werden.

Dabei erreichen Sie die Unveränderbarkeit Ihrer Dokumente durch eine digitale Signatur und archivieren Ihre Dokumente signiert im PDF/A-Format, dem Format zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente (ISO 19005-1:2005).
Die wichtigsten Funktionen der Dokumentenverwaltung auf einen Blick
Universeller Metadateneditor

Dokumente lassen sich mit frei definierbaren Metadaten verknüpfen. Unterstützt werden dabei Eingabe- und Nachschlagfelder.
Netzwerkunterstützung

Dokumente und Dokumentenordner lassen sich auch gemeinsam im Team einsehen und bearbeiten.
Ob geschäftlich oder privat - mit der Zeit sammeln sich unüberschaubare Mengen elektronischer Dokumente an. Alle für einen Arbeitsprozess notwendigen Dokumente müssen trotzdem jederzeit verfügbar, einfach zu finden und aufrufbar sein. Das Dokumentenmanagement erlangt immer mehr an Bedeutung in allen Branchen.

Office-n-PDF ist ein leicht zu bedienendes, übersichtliches, hierarchisch strukturiertes, PDF-basiertes Ablagesystem für Dokumente verschiedener Formate. Das Tool besticht mit einem besonders schnellen Suchindex und einer modernen PDF-Engine zur schnellen Darstellung archivierter Inhalte.
Was ist Office-n-PDF?
Abfragen als Suchmuster verwalten

Mit Suchmustern lassen sich immer wieder-kehrende Suchanfragen zur späteren Wiederverwendung speichern.
Kennzeichnen und Kategorisieren

Dokumente und Ordner können innerhalb
der Baumstruktur verschoben, sortiert,
farbig hervorgehoben, editiert oder mit
Kennungssymbolen versehen werden.
Unterstützt beliebige Dateiformate

Dank des integrierten generischen Druckers
wird kein Blatt Papier bedruckt, sondern im einheitlichen PDF-Dateiformat archiviert.

Der ultimative PDF-Experte



Office-n-PDF archiviert alle Dokumente im einheitlichen PDF-Dokumentenformat. Dabei können Dokumente auch mit Kennwort- und Zugriffsschutz versehen werden.
Immer Up-to-Date

Office-n-PDF sucht auf Wunsch automa-
tisch nach neuen Versionen und spielt
diese anschließend ein.
Screen-Capture-Funktion

Textpassagen und Bildausschnitte lassen
sich schnell in andere Anwendungen über-
nehmen.
Verfallsdatum für veraltete Dokumente

Archivierte Dokumente lassen sich mit einem Verfallsdatum versehen. So bleiben Ihre Daten stets aktuell und übersichtlich.
Daten einfach mitnehmen

Dokumente können auf USB-Stick verwaltet werden. Zurück in der Firma lassen sich geänderte Dokumente mittels Drag'n'Drop an das zentrale Archiv übergeben.
Benutzer- und Rechteverwaltung

Zugriffsrechte und Einschränkungen, wie Export- oder eine Drag'n'Drop-Sperre sind benutzerübergreifend abrufbar.
Sichere 128Bit AES Verschlüsselung

Archivierte Dateien können komprimiert und zugleich 128Bit AES-verschlüsselt werden. Selbstverständlich auch mit Signatur.
15 Benutzer
unbegrenzt viele
1 Benutzer
Generischer Druckertreiber zum Import beliebiger Dateiformate
Erweiterter "Öffnen-Dialog" (Anheften von Dokumentendatenbanken)

Textpassagen auch online nachschlagen (Google, Wikipedia, Duden, Leo, Wörterbuch)

Verschlagwortung und Vergabe von Benutzerkommentaren

128 Bit AES verschlüsselte Archivierung Ihrer Dokumente

Komprimierte Dokumentenarchivierung

Notiz-, Legenden- und Zeichenwerkzeuge

Unterstützt Dateityp Acrobat Adobe Reader (*.pdf)


Unterstützt alle gängigen Dateiformate (inkl. Fotos und Grafiken)

Unterstützt Webdokumente

Im- und Export-Assistent

Volltextsuche, Und-/Oder-Suche, Such-Assistent

Einfaches und datenbankübergreifendes Verschieben per Drag'n'Drop

Farbzuordnung und Kennungssymbole zur Kategorisierung

Favoritenverwaltung

Verfallsdatum für archivierte Dokumente

Erzeugung von Outlook-Elementen (als E-Mail, Aufgabe oder Termin)

Geöffnetes Dokument für nächste Arbeitssitzung merken

Datenbankübergreifendes Duplizieren

Hinzuschaltbare Papierkorbfunktion

Kennwortschutz inklusive Datenbankverschlüsselung

Kennwortschutz auf einzelne Dokumente

Hyperlinks und Befehlszeilenparameter für externe Anwendungen

Erledigt-Stempelunterstützung

Drag'n'Drop von und nach Office-n-PDF

Mehrfachselektionsoptionen

Änderung PDF-spezifischer Eigenschaften, wie Autor, Thema oder Schlüsselwörter

Trennen und Erweitern (Split- und Merge, Zuschneidefunktionen) für archivierte Dokumente

PDF/A-Konvertierung mit Validierung für nicht PDF/A-konforme Dokumente

Verschiedene Sichten auf sämtliche Archivdaten (z. B. nach Verfallsdatum oder zuletzt archiviert)

Umfangreiche Stempelsammlung

Metadateneditor (Text-, Options-, Datums-, Kombinations- und Nachschlaglistenfelder)

Revisionssichere Langzeitarchivierung durch PDF/A und Signatur

Entspricht den Grundsätzen gesetzlicher Anforderungen zu GoBD (Rechtssichere Archivierung)

Mehrere Dokumentendatenbanken gleichzeitig öffnen und bearbeiten

Add-Ins in Microsoft Office zur vereinfachten Datenübergabe

Unterstützt Mehrplatz mit gleichzeitigem Datenzugriff

Unterstützt Adobe Acrobat Reader PDF-Lesezeichen

Checkin/Checkout mit Versionskontrolle (Dokumentenhistorie)

Scanner-Schnittstelle mit PDF/A-Unterstützung und automatischer Trennblatterkennung

OCR-Texterkennung zur Erzeugung durchsuchbarer PDF-Dokumente

Mehrplatzfähig

Optimierte Gesamtlösung für den Fernzugriff mittels VPN

Für die kommerzielle Verwendung gestattet

Unterstützt und beinhaltet den Microsoft SQL Server Express

Anwendung zur zentralen und administrativen Datenbankverwaltung
(zentrale Verwaltung aller Datenbanken und Archive)


Benutzer- und Gruppenverwaltung

Datenbank-, Benutzer- und Rechtemanagement

Rechtevergabe auf Benutzer- und Gruppenebene

Aktivierbare Drag'n'Drop-Sperre für Dokumente und Ordner

Aktivierbare Export- und Druck-Sperre für Dokumente und Ordner

Bearbeitungs- und Zugriffssperre für Dokumente und Ordner
(Lese-, Schreib-, Lösch- und Zugriffsschutz)

Nur Lese-Modus für komplette Datenbank auf Anwender- und Gruppenebene aktivierbar

Rechtevererbung auf einzelne Dokumente oder ganze Ordnerstrukturen

Persönliche SQL-Datenbanken (ausschließlich im Zugriff eines Benutzers)

Elemente als Link per E-Mail versenden
(Versenden von Links zu Dokumenten direkt an weitere Benutzer)

Öffentliche SQL-Datenbanken (im Zugriff für das Team oder der Firma)

Automatische Update-Verteilung im lokalen Netzwerk

Unterstützt bis zu 6 Zieldatenbanken im AddOn Watchdog für Office-n-PDF

Indexierung und Archivierung für Dateianlagen (auch für Outlook, Thunderbird, SeaMonkey, FoxMail, The Bat! uvm.)

Maximale Anzahl gleichzeitiger Benutzer/Clients je Datenbank:
Welche Edition ist für Sie die richtige?
Automatische alphabetische Baumelementsortierung

Wiedervorlagesystem mit Erinnerungsfunktion

Kurzbeschreibung der Dokumente optional in die Volltextsuche integrieren

E-Mail-Archivierung (für Microsoft Outlook, Thunderbird, SeaMonkey, FoxMail, The Bat! uvm.)

Metadaten-Layoutübertragung an weitere Dokumentendatenbanken

Einfache Metadaten-Zuordnung mittels Kontextmenü

Schlagworte für Dokumente bereits im Importassistenten zuordnen

Elemente als E-Mail versenden (auf Wunsch auch als kennwortgeschützte ZIP-Datei)

Unterstützt das AddOn Watchdog für Office-n-PDF

Entspricht den rechtlichen Anforderungen (GoBD)
Als Einzel- oder Mehrplatzlösung
Importieren und scannen mit PDF/A und Signatur
Wobei hilft das DMS?
 Was sind die Stärken von Office-n-PDF?

Flexible DMS-Recherchetools



Über die integrierte Volltextsuche können gezielte Recherchen durchgeführt und jedes Dokument schnell wieder gefunden werden.
Langzeitarchivierung auch für E-Mails

Office-n-PDF kümmert sich nicht nur um Ihre analogen und digitalen Dokumente. Es lassen sich auch E-Mails archivieren.

Einscannen mit OCR-Texterkennung



Mit Office-n-PDF lassen sich riesige Mengen unterschiedlichster Papierdokumente ohne Umwege direkt einscannen und archivieren.
Suchmuster verwalten
Metadaten-Editor
Immer Up-to-Date mit MemoMaster

Textbausteinverwaltung ohne Spyware, Adware, Malware
JBSOFTWARE
KONTAKTMANAGEMENT
TEXTVERARBEITUNG
SCANNEN & ARCHIVIERUNG